PROJEKTINHALLINTAA ASIANAJOTOIMISTOIHIN LEGAL SCRUMILLA?

30. elokuuta 2018

Yksi viimekeväisen asianajotoimialan innovaatiotapahtuman Lexpon pääteemoista, ”Legal Project Management”, oli erityisen osuva. Asianajotoimistot näkevät paljon vaivaa antaakseen asiakkaan toimeksiannolle mahdollisimman oikean hinta-arvion. Pienemmälle fokukselle jää sen varmistaminen, että annetussa arviossa pysytään. Loppulaskuun vaikuttavat oleellisesti toimeksiannosta päävastuussa olevan juristin projektinhallintataidot. Pahimmassa tapauksessa sovitun hintakaton ylitys havaitaan vasta laskutusvaiheessa.

Useammassakin Lexpon asiantuntijapuheenvuorossa kuultiin, kuinka asianajotoimiala voisi ottaa mallia monien muiden asiantuntijatoimialojen jo käyttämistä kevyistä projektinhallintametodeista. Googleen syötetty projektinhallinta+asianajotoimisto–haku tuottaa vain muutaman osuman, joten ainakaan kilpailutekijäksi projektinhallintaa ei asianajotoimialalla ole nostettu.

Ketterää projektinhallintaa scrum-mallilla

Vahvasti yleistyneet ketterät projektinhallintametodit, kuten omassa ohjelmistokehityksessämme käytettävä scrum-malli, tukisivat hyvin myös asianajotoimistojen toimeksiantoprosessia. Koska jokainen toimeksianto on jossain määrin erilainen, on mahdotonta ennustaa etukäteen, mitä kaikkea uusi toimeksianto tulee vaatimaan. Tämä edellyttää projektinhallinnalta joustavuutta, joka on luontaista ketterille menetelmille.

Siinä, missä perinteiset vesiputousmalliin pohjautuvat metodit jakavat työn jäykästi toisiaan seuraaviin osakokonaisuuksiin, ketterät projektinhallintamenetelmät tarjoavat parempaa tilanneherkkyyttä. Scrum-mallissa määritetään aluksi projektin tavoitteet ja tehtävät, minkä jälkeen työt toteutetaan samanlaisissa toistuvissa ajanjaksoissa, viikon tai kahden mittaisissa ”sprinteissä”. Jokaiseen sprintiin allokoidaan laajuudeltaan sopiva ja käytettävien resurssien kannalta optimaalinen joukko tehtäviä.

Scrum-mallin kivijalan muodostavat hyvä tilanneseuranta, muutosten hallinta ja läpinäkyvyys asiakkaan suuntaan. Päivittäiset 10-15 minuutin seurantapalaverit keskittyvät siihen, mitä saatiin valmiiksi eilen, mitä tehdään tänään ja paljonko työtä on jäljellä. Ne varmistavat tehtävien edistymisen ja nopean reagoinnin muutostarpeisiin. Jokaisen sprintin jälkeen arvioidaan, miten tavoitteeksi asetetut työsuoritteet toteutuivat, ja suunnitellaan seuraavan sprintin sisältö. Loppuasiakas on tiiviisti mukana projektissa osallistuen sekä sprintin suunnittelu- että päätöspalavereihin.

Legal Scrum pilkkoo toimeksiannon hallittavaksi

Scrum-mallin pääelementit taipuvat asianajotoimiston käyttöön Legal Scrumiksi, joka kattaa koko toimeksiannon ja pilkkoo toimeksiannon vaatiman pitkän tehtävälistan hallitun kokoisiin sprinteihin.

Toteutuksen helpottamiseksi toimeksianto voidaan palastella pienempiin vaiheisiin tai alitoimeksiantoihin, joille jokaiselle määritetään omat tavoitteet, aikataulut ja tehtävät. Varsinaiset työtehtävät suoritetaan sprinteissä, joihin - käytettävissä olevien resurssien mukaan – valitaan joustavasti tehtäviä useammastakin vaiheesta. Tämä tehostaa arvokkaiden osaamisresurssien käyttöä ja mahdollistaa vaiheiden edistämisen rinnakkain. Sprintit toistuvat, kunnes kaikki toimeksiannon edellyttämät työt on saatu valmiiksi.

Muutosten hallinta on olennainen osa Legal Scrumia. sillä hyväkään suunnittelu ei pysty ottamaan huomioon kaikkia muuttujia. Koko toimeksiantotiimin täytyy tietää, miten toimitaan esimerkiksi toimeksiannon laajentuessa alkuperäisestä suunnitelmasta tai toimitettavan palvelun luonteen muuttuessa toimeksiannon edetessä. Asiakkaan mukanaolo sprinttien aloitus- ja päätöspalavereissa takaa tiedon läpinäkyvyyden sekä helpottaa muutosten hallintaa.

Myös toimeksiannon päättäminen on tärkeä osa prosessia. Siihen kuuluu toimeksiannon onnistumisen arviointi niin lopputuloksen kuin prosessinkin osalta. Samalla analysoidaan toimeksiannon aikana kertyneen tiedon käyttökelpoisuus tulevaisuudessa.

Legal Scrum eliminoi konflikteja

Legal Scrumin hyötyjä miettiessä tulevat ensimmäisenä mieleen toimeksiannot, joissa annetun kustannusarvion ylitys selviää vasta laskutusvaiheessa. Ikäviä yllätyksiä niin toimistolle kuin asiakkaallekin. Ellei asiakasta ole etukäteen informoitu asiasta, loppulasku menee harvoin maksuun nikottelematta.

Ongelman ratkaiseminen laskua leikkaamalla syö puolestaan toimiston katetta ja toimeksiantoon osallistuneiden motivaatiota. Etenkin, jos käytössä on laskutettuihin tunteihin perustuva palkitsemismalli, on vaikea päättää, kenen työ jätetään pois laskulta.

Asiakkaan osallistuminen projektiin eliminoi luonnostaan turhaa työtä. Samalla se pitää asiakkaan kartalla kustannuskertymästä, jolloin hinta-arvion ylitykset voidaan käsitellä jo projektin kuluessa. Hyvin hallinnoitu toimeksiantoprojekti parantaa myös asiakkaan mielikuvaa toimistosta ja lujittaa asiakassuhdetta.  

Legal Scrum dokumentoi hiljaista tietoa

Työntekijöiden vaihtuvuus on tyypillistä myös asianajotoimialalle. Työpaikkaa vaihtavat juristit saattavat viedä mennessään kriittistä hiljaista tietoa, jonka hankkiminen on hidasta ja työlästä, joskus mahdotontakin.

Projektinhallinnan sivutuotteena hiljainen tieto tulee dokumentoitua ainakin osittain. Yhtenäinen projektien hallinta ja dokumentointi parantavat läpinäkyvyyttä paitsi asiakkaan suuntaan, myös toimeksiantoja hoitavissa tiimeissä ja koko talon sisällä.

Syntyvä dokumentaatio helpottaa myös uusien, etenkin aloittelevien juristien perehdyttämistä työhön ja talon tapoihin varmistaen, että uudet työntekijät oppivat yhtenäiset ja yrityksen prosessien mukaiset käytännöt. 

Legal Scrum tukee jatkuvaa kehittämistä

Toimialan kovassa kilpailussa parhaiten suoriutuvat toimistot, joiden DNA:ssa on jatkuva kehittäminen. Projektinhallintaa laiminlyömällä menetetään mahdollisuus kehittää ja tehostaa toimiston prosesseja.

Scrum-mallin perimmäinen idea on parantaa työn laatua ja tehokkuutta jatkuvan oppimisen ja kehittymisen kautta. Jos toimeksiannon työkirjaukset luokitellaan kunnolla, tieto tehdyistä töistä ja toteutuneista hinnoista on hyödynnettävissä tulevien toimeksiantojen työmääräarvioissa ja hinnoittelussa. Samantyyppiset tehtävät kun toistuvat esimerkiksi kaikissa yritysjärjestelyissä.

Toimeksiannon päätösanalyysin tuottama tieto siitä, miten toimeksiannossa onnistuttiin niin taloudellisesti kuin lopputuloksen osalta, auttaa tunnistamaan haasteet ja kehittämään prosessia samojen ongelmien välttämiseksi jatkossa. Näin pystytään asteittain parantamaan asiakkaalle annettavien kustannusarvioiden osumatarkkuutta sekä tehostamaan prosesseja ja osaamisresurssien käyttöä tuloksen maksimoimiseksi.

Legal Scrum on kokeilemisen arvoinen

Maailmalta löytyy jo paljon asianajotoimistoja, jotka vannovat hyvän projektinhallinnan nimeen. Sopivan kevyitä ja ketteriä projektinhallintamenetelmiä löytyy. Projektinhallinnan tarjoamat hyödyt, kuten konfliktien eliminointi, hiljaisen tiedon dokumentointi ja jatkuva kehittyminen, ovat kiistattomat. Silti Legal Scrum –ajattelu ei ole vielä lyönyt itseään läpi.

Uskon sen edellyttävän kahta asiaa. Ensinnäkin, johdon on oltava vahvasti sitoutunut projektinhallinnan kehittämiseen, minkä tulee heijastua myös toimiston viestintään, mittareihin ja palkitsemisjärjestelmiin.

Toiseksi, juristeille on tarjottava mahdollisimman yksinkertainen projektinhallintamalli, joka takaa paremman lopputuloksen vaatimatta kohtuutonta lisätyötä. Luonnostaan pedantit suunnittelijat lienee helppo saada mukaan, mutta yritystason hyötyjen saavuttaminen edellyttää sitoutumista koko tiimiltä - myös heiltä, jotka nyt hoitavat toimeksiantojaan puhtaasti intuitioonsa ja kokemukseensa luottaen.

Mikko Hämäläinen

CSI Helsinki, myyntijohtaja

Motivoituu uusien asiakkaiden tapaamisesta ja heidän haasteidensa ratkaisemisesta. Lukee paljon ja uskoo jatkuvaan itsensä kehittämiseen.