Google Sprintillä vauhtia CSI:n tuotekehitykseen

18. elokuuta 2017

Siinä neljä tekijää, jotka veivät CSI Helsingin digitoimisto Red & Bluen fasilitoimaan Google Sprint -työpajaan. Google Venturesin kehittämän sprinttimallin ideana on ratkaista yrityksen liiketoimintahaaste viikossa. Me haimme vastausta siihen, millainen työkalu tukisi parhaiten kiireisiä juristeja toimeksiantoihin liittyvissä kirjauksissa ja rutiineissa.

Vahva käsitys - ja vahva epäilys

Pitkä yhteistyö asianajotoimistojen kanssa oli toki tuottanut hyvän käsityksen juristien tarpeista. Kokonaisvaltaiset toimeksiantojen hallintajärjestelmämme eivät palvelleet optimaalisesti kaikkia juristeja, vaan tarjosivat osalle liikaa toiminnallisuutta. Koska työkirjauksia syntyi myös paperin kulmaan ja postit-lapuille, tarvittaisiin suoraviivaisempi työkalu, johon kirjaukset olisi mielekästä tehdä suoraan.

Uudesta työkalusta syntyi parikin versiota, joihin emme kuitenkaan olleet täysin tyytyväisiä. Hanke jäi hetkeksi akuutimpien tuotekehitystarpeiden jalkoihin, ja kehitystyön jatkuessa alkuperäinen idea oli pakko kyseenalaistaa. Henkilövaihdosten jälkeen tuotekehitystiimi tarkasteli hanketta uusin silmin. Myös keskustelu tekoälystä oli voimistunut niin, että oli mahdotonta jättää tutkimatta tekoälyn ja koneoppimisen hyödyntämismahdollisuudet tuotteessa. Asianajotoimialan perinteiset toimintamallitkin olivat muuttumassa, joten pohdimme, tukisiko työkalumme juristien työtä myös tulevaisuudessa.

Pattitilanteesta ulos Google Sprintillä

Miten varmistaisimme, että työkalu vastaisi juristien tarpeita vaivaamatta liikaa kiireisiä asiakkaitamme? Tarve edistää työkalun kehittämistä oli ilmeinen, mutta etenemismalli hukassa. Neuvonantajamme suositteli Google Sprint -konseptointia, jossa ratkaisua liiketoimintahaasteeseen haetaan intensiivisessä viiden päivän työpajassa. Hetken epäröinnin jälkeen raivasimme kalenterit tyhjiksi työpajaa varten ja varmistimme vielä juristien tarpeet pikaisella gallupilla.

Kohti prototyyppiä askel kerrallaan

Työpajan alkaessa aikaa tuntui olevan loputtomasti, mutta viikko vierähti nopeasti fasilitaattorin kellon varmistaessa, että pysyimme aikataulussa.

Maanantaina määrittelimme tavoitteeksi mahdollisimman yksinkertaisen ja helppokäyttöisen juristityökalun, joka houkuttelisi kirjaamaan työt reaaliajassa. Pohdimme, mitä sen rakentaminen vaatisi ja mihin haasteisiin tulisi varautua.

Tiistaina oli Sprintin hauskin ja innostavin vaihe: vaihtoehtoisten ratkaisujen ideointi ja ideoiden jalostaminen. Kaivoimme esiin kaikki omat ideamme ja täydensimme niitä hakien inspiraatiota muista fiksuiksi koetuista palveluista. 

Syntyneistä ideoista valitsimme keskiviikkona parhaat ja luonnostelimme niiden pohjalta käsikirjoituksen prototyypille. Torstaina oli prototyypin rakentamisen vuoro. Sitä testattiin ja korjattiin kerta toisensa jälkeen, ja ilmassa oli pientä paniikkiakin. Ehtisimmekö ajoissa ja olimmeko huomioineet kaiken oleellisen?

Miten prototyypin kävi?

Prototyyppi valmistui perjantaiaamuksi, jolloin saimme joukon juristeja kertomaan siitä mielipiteensä.

Testaajat pitivät työkalun suoraviivaisuudesta, uudesta ilmeestä, pikakirjausmahdollisuudesta ja siitä, että päivän töistä (esim. sähköposteista ja puheluista) kertyi muistilistaa, josta juristi saattoi kirjata laskutuskelpoiset työnsä helposti toimenpiteiksi.

Kaikki ei sentään mennyt putkeen. Vääräksi osoittautui esimerkiksi hypoteesimme siitä, että juristit haluaisivat kirjata nopeita toimenpideluonnoksia myöhemmin täydennettäviksi. Prototyypistä tuli niin yksinkertainen, että kirjauksesta haluttiin viimeistellä valmis toimenpide saman tien.

Mitä Google Sprintistä jäi käteen?

Parasta oli tilaisuus keskittyä aiheeseen kokonaisen viikon ajan sähköpostin ja puhelimen häiritsemättä. Lyhyiden, pintaraapaisuksi jäävien palavereiden sijaan pääsimme miettimään rauhassa ongelmaa eri näkökulmista, ottamaan aikaa ideoinnille ja ideoiden jalostamiselle. Eriäviäkin mielipiteitä syntyi, mutta aikataulupaineen vuoksi niitä ei jääty ruotimaan loputtomiin. Koska päätöksiä oli tehtävä, fasilitaattori johdatteli meidät tarvittaessa kompromissiin.

Alkuviikosta osa tiimistä suhtautui Sprintiin epäillen, mutta vähitellen skeptikkojenkin mieli muuttui. Työpajaa leimasi aito innostus ja leikkimielisyyskin, joka jää usein puuttumaan yksittäisten tuotekehitystarpeiden käsittelyyn pohjautuvasta toimintamallista.

Asiakkaiden osallistuminen prototyypin testaukseen ylitti odotuksemme. Innostus työkalua kohtaan vahvisti, että olemme kehitystyössä oikealla polulla. Säästimme aikaa ja rahaa saadessamme suoraa palautetta siitä, miltä osin prototyyppi vastasi käyttäjien odotuksia ja mikä koettiin turhaksi tai hämmentäväksi. Tiedämme nyt, mitä ideoita voimme turvallisesti jalostaa eteenpäin, ja mihin on mietittävä uusi ratkaisu.

Suosittelemme!

Tuotekehitysidean validoinnin ohella sprinttimalli tuotti käyttökelpoisia tekniikoita, joita hyödynnämme varmasti jatkossakin. Vaativasta ajallisesta panostuksesta huolimatta tämä oli meille kokemisen arvoinen seikkailu. Suosittelemme sitä lämpimästi myös muille ennakkoluulottomille yrityksille, jotka hakevat uusia tapoja kehittää toimintamallejaan ja palveluitaan.

 

Taina Malmivirta

CSI Helsinki, liiketoiminnan kehittämisjohtaja ja osakas

Täyttää kalenterinsa markkinoinnilla, viestinnällä ja kehittämisprojekteilla. Motivoituu toiminnan ja asiakaskokemuksen jatkuvasta kehittämisestä. Uskoo asiakaspalautteen voimaan ja kevyisiin prosesseihin, jotka tukevat yrityksen ketteryyttä ja innovatiivisuutta.