FAVORITLÄRDOMAR FRÅN HÖSTENS VQ FORUM

den 22 november 2018

Det var andra gången jag deltog i VQ Forum. Jag fick träffa många deltagare och lyssna på oerhört intressanta presentationer och paneldiskussioner. Personligen var jag väldigt nöjd med dagen. Också från CSI:s perspektiv var det ett lyckat evenemang. Vi träffade en mängd deltagare och företag som var på jakt efter ett nytt system för klienthantering, tidsregistrering, fakturering eller rapportering. Som sponsor hade vi även möjligheten att presentera vårt företag och dess resa i Sverige – och att dela med oss av den goda nyheten att CSI växer stadigt.

Medan jag lyssnade på presentationerna slogs jag av deras relevans för oss som programvaruleverantör, men också för företag inom vilken bransch som helst. Flera presentatörer påpekade att advokatbyråer inte skiljer sig nämnvärt från andra företag – deras affärer styrs av samma marknadskrafter och utmaningar som alla andras. De följande fem idéerna var mina favoriter från dagen på VQ Forum.

Inlärningshastigheten spelar roll

Enligt Johan Eriksson på Google är den enda hållbara långtidsstrategin att lära sig nya saker snabbare än konkurrenterna. Världen förändras allt snabbare, och om vi inte allokerar tid varje vecka till att lära oss något nytt riskerar vi att bli överkörda av andra. Johans rekommendation var att avsätta fem timmar i veckan för inlärning. Han tror också på automatisering av alla repetitiva uppgifter; så snart man upprepar något man har gjort tidigare behöver man tänka över hur man kan automatisera processen.

Projekthantering gagnar alla

Hans Schuurman, grundare av den nederländska juridiska plattformen Law4ce, tog upp att klienter förväntar sig mervärde, effektivitet, förutsägbarhet, kommunikation och förståelse för deras affärer. Från advokatbyråernas perspektiv kan det kännas som om klienterna förväntar sig lägre prissättning, men att sänka priserna har sällan positiv inverkan på resultatet.

Att förbättra advokatbyråns processer och projekthanteringskunskaper borde däremot skapa ett positivt resultat. Klienten kan då förvänta sig mervärde, effektivitet och förutsägbarhet, eftersom bättre processer möjliggör klarare kommunikation och mera tid för inlärning, t.ex. gällande klientens företag och affärer. Jurister drar nytta av att arbeta på ett organiserat sätt, med fokus på att förbättra processerna (istället för enbart resultaten) och sina egna färdigheter, och att jobba i en gladare och mera motiverad miljö.

Vikten av kunskapshantering

Vi finländare är kanske inte de mest kommunikativa, men när det kommer till business management verkar effektiv kommunikation vara ett globalt problem.

Paul Corney pratade om att tystlåtenhet är vanligt också mellan juridiska arbetsgrupper. För advokatbyråer, vars affärsverksamhet ligger i att sälja kunskap, måste hantering och optimering av kunskapsmedvetenhet prioriteras högt. Idealsituationen vore om kommunikation i form av samarbete uppmuntrades och till och med belönades.

Det finns många verktyg tillgängliga, men utmaningen ligger i att hitta de rätta verktygen som stöder företagets behov på bästa sätt. Detta kommer att bli en avgörande faktor för framtida advokatbyråer.

Små steg när man anpassar sig till ny teknologi

Detta betonades av flera av talarna under dagen. Förändring är svårt när vi försöker göra allt på en gång, och det är en av orsakerna till att många företag är oförmögna att göra en förändring i önskad riktning. Det är helt enkelt ett för stort steg att ta.

Inom Lean Production kallas det “kaizen”, kraften i det lilla steget. På kort sikt kommer förändringen inte att göra någon stor skillnad, men med tiden märks enorma förbättringar som ett resultat av många små steg. Ett enkelt exempel kan vara att använda och dela en dokumentmall för kontrakt – med andra ord, inget tvång att köpa och implementera det mest avancerade AI-verktyget innan året är slut.

Kunskaper inom företagsledning är avgörande

Orsolya Görgényi från Szecskay Attorneys at Law (Budapest) var en av de talare som poängterade att advokatbyråer egentligen inte skiljer sig från andra företag. Hon gick i närmare detalj in på vad det enligt henne innebär att leda ett företag.

Orsolya hänvisade till filmer som The Matrix och Limitless - mycket fascinerande filmer som behandlar människans potential. Hon pratade om vikten av mjuka färdigheter, eller soft skills, när man leder ett företag. Företaget bör investera i utbildning av sina anställda, kommunikation, försäljningsfärdigheter, projekthanteringskunskap osv. Allt eftersom de anställda utbildas och deras personliga färdigheter utvecklas, växer också företaget.

Hon påminde också om att strategin är en av hörnstenarna inom företagsledning. Hur skiljer sig ditt företag från andra på marknaden, hurdan är företagets vision och var vill ni vara i framtiden? När strategin är klar går det sedan att implementera passande teknologi som stöder strategin.

Det första steget inom teknologi ska skapa effektivitet och frigöra tid för mera fakturerbara aktiviteter, istället för att sätta tid på administrativa uppgifter och att hitta nya kunder. Nästa steg är automatisering, t.ex. av dokument. Det tredje och sista steget är big data och AI. Så ännu en gång – ett steg i taget.

För att summera…

Gör inlärning till en prioritet. Utveckla processer och projekthanteringskunskap. Underlätta effektiv kommunikation och informationsdelning. Välj evolution över revolution i anpassningen av teknologi. Men framför allt – se till att ditt företag har en klar strategi, och att alla dina aktiviteter, såsom kompetens- och processutveckling eller teknologiinvesteringar, effektivt understöder denna.

Jag kommer att hålla dessa poänger i minnet, och implementera dem när jag gör beslut om vilka kommande små steg som ska ta vårt företag mot stora framtida prestationer.

John Raunio

CSI Helsinki, Country Manager, Sverige

Har passion för inlärning och fortsatt utveckling. Motiveras av utmaningar och en vilja att göra positiv skillnad. Och är fascinerad av människans förmåga att vara kreativ och innovativ, samt lösa problem.