PROJEKTLEDNING FÖR ADVOKATBYRÅER MED LEGAL SCRUM?

den 30 augusti 2018

I vårens innovationsevenemang för advokatbranschen, Lexpo, var ”Legal Project Management” temat som tilltalade oss bäst. Advokatbyråerna lägger stort fokus på att ge klienterna en sanningsenlig prisuppskattning av sina ärenden. Att byrån faktiskt håller sig till det uppskattade priset får dock ofta mindre uppmärksamhet. Vad som står på den slutliga fakturan påverkas väsentligen av hur skicklig projektledare juristen är. I värsta fall upptäcker man att prisuppskattningen överskridits först i faktureringsskedet.

Ett flertal specialister i Lexpo talade om att juristbranschen borde utnyttja projektledningsmetoder som redan används i flera andra specialistbranscher. När man söker ”projektledning + advokatbyråer” i Google får man endast ett fåtal relevanta sökträffar, vilket hänvisar till att projektledning inom juristbranschen är en obetydlig konkurrensfaktor.

Agil projektledning med scrum-modellen

Agila projektledningsmetoder blir allt vanligare. Ett bra exempel är scrum-modellen som vi här på CSI utnyttjar i vår egen produktutveckling. Vår åsikt är att denna metod också kunde stöda advokatbyråer i ärendeprocessen.  Eftersom inget ärende är precis likt ett annat kan det vara utmanande att i förväg estimera vad ett specifikt ärende förutsätter. Detta kräver flexibel projektledning, vilket är en del av agila projektledningsmetoder.

Metoder som bygger på den traditionella vattenfallsmodellen fördelar arbetet i stelt efter varandra följande faser, medan agila metoder är mera flexibla och kan bättre anpassas efter situationen.
I scrum-modellen definieras mål och uppgifter för projektet. Sedan genomförs arbetet i upprepade tidsperioder, så kallade ”sprinter”, som varar i 1-2 veckor. För varje sprint allokeras en mångsidig och lämpligt omfattande mängd uppgifter, optimerad för de tillgängliga resurserna.

Scrum-modellen bygger på bra situationskontroll, kontroll av ändringar och öppenhet mot klienten. Dagliga möten på 10-15 minuter fokuserar på vad som gjordes igår, vad som ska göras idag och hur mycket arbete som finns kvar. Dessa möten försäkrar att projektet framskrider och att det reageras tillräckligt snabbt på förändringar. Efter varje sprint evaluerar man hur målen uppnåddes och planerar innehållet för följande sprint. Klienten är tätt involverad i projektet genom att ta del i både planering av sprinterna och avslutande möten.

Legal Scrum splittrar ärendet i lättare hanterbara helheter

Huvudelementen i scrum-modellen bildar Legal Scrum som kan användas för advokatbyråer i ärendehantering från och med det första till det sista mötet. Modellen delar upp den långa to do-listan för ärendet i hanterbara helheter för sprinterna.

Ärendet kan vid behov delas upp i skeden eller underärenden som tilldelas skilda mål, deadlines och arbetsuppgifter. Arbetet görs under sprinterna, som kan flexibelt bestå av uppgifter från vart och ett skede. Detta effektiverar användningen av resurserna i byrån och gör det möjligt att arbeta med olika skeden samtidigt. Sprinterna upprepas tills ärendets arbetsuppgifter är gjorda.

Hantering av ändringar är en väsentlig del av Legal Scrum, eftersom man inte ens med bra planering kan ta hänsyn till allting. Hela teamet måste veta vad som ska göras ifall ärendet växer från det ursprungliga, eller om det uppkommer ändringar i ärendets natur. Att klienten aktivt tar del i processen kan inte betonas tillräckligt.  Deltagande i möten och planering av sprinterna garanterar att arbetet framskrider enligt klientens målsättningar, försäkrar öppenhet av arbetet mot klienten och underlättar hantering av förändringar.

Ärendets avslutande är en viktig del av processen. Det innebär att evaluera hur bra man lyckats, både angående slutresultat och själva ärendeprocessen. Samtidigt analyseras hur användbar den information som insamlats under ärendeprocessen är inför framtiden.

Legal Scrum eliminerar konflikter

Med tanke på den nytta som Legal Scrum medför tänker vi först på prisuppskattning för ärendet och situationer där det i faktureringsskedet kommer fram att det urprungligen uppskattade priset överskridits. Denna typ av situationer är tråkiga överraskningar för både byrån och klienten. Om klienten inte har informerats om ett högre pris i förväg betalas fakturan sällan utan en konflikt.

När den totala kostnaden sedan skärs ned tär det på byråns resultat och påverkar teamets motivation. Om belöningssystemet i byrån dessutom bygger på fakturerbar tid, kan det vara svårt att besluta vems arbete som inte ska faktureras.

Att klienten deltar i projektet eliminerar onödigt arbete. Samtidigt är klienten medveten om kostnaderna och då kan överskridning av det uppskattade priset behandlas under projektets gång. Ett välhanterat ärendeprojekt skapar en positiv bild av byrån och stärker förhållandet till klienten.

Legal Scrum dokumenterar tyst kunskap

En snabb omsättning av humankapital i juristbyråer är vanligt. Jurister som byter arbetsplats kan ta med sig värdefull tyst kunskap som kan vara långsamt och arbetsdrygt att få, ibland till och med omöjligt.

Som en biprodukt med projektledning blir också tyst kunskap delvis dokumenterad. Sammanhängande projektledning samt dokumentering förbättrar öppenheten mot klienten, men också mellan teammedlemmarna och i hela byrån.

Dokumentering underlättar nya juristers utbildning och försäkrar att juristerna lär sig principerna och tillvägagångssätten i byrån.

Legal Scrum stöder ständig utveckling

I den starkt konkurrerade branschen klarar sig bäst de byråer, som strävar till att ständigt utvecklas. Om projektledning försummas mister man chansen att utveckla och effektivera byråns processer.

Kärnidén med scrum-modellen är att förbättra arbetets kvalitet och effektivitet genom att konstant producera ny lärdom och utveckling.  Om ärendets arbetsregistrering tas hand om ordentligt kan informationen användas för prisuppskattning av andra ärenden och arbete i ett senare skede. Samma typ av arbete upprepas till exempel alltid vid uppköp av företag.

Information som skapas i ärendets slutanalys gällande slutresultatet och hur ärendet lyckats ekonomiskt, hjälper till att känna igen utmaningar och att utveckla processen för att undvika samma typ av misstag i fortsättningen. Så här strävas till att gradvis förbättra prisuppskattningen, samt effektivera processerna och optimera resursanvändningen för maximalt resultat.

Legal Scrum är värt att testa

Runt om i världen finns redan juristbyråer som talar för agil projektledning. Det finns ett flertal agila projektledningsmetoder. Nyttan de medför, som eliminering av konflikter, dokumentering av tyst kunskap och ständig utveckling, kan inte förnekas. Trots detta har Legal Scrum inte ännu tagit sin plats i branschen.

Jag tror det kräver två saker. Först och främst måste företagsledningen verkligen engagera sig i att utveckla projektledningen. Detta ska speglas också till byråns kommunikation, mätare och belöningssystem.

Därtill måste juristerna erbjudas en så enkel projektledningsmodell som möjligt, som inte kräver orimligt mycket extra arbete, men som ändå genererar ett bättre slutresultat. Naturligt pedanta personer som gillar planering kan vara lätta att övetala. För att uppnå nytta på företagsnivå kräver det dock engagemang från hela teamet ­– även dem, som förlitar sig till sin intuition och erfarenhet.

Mikko Hämäläinen

CSI Helsinki, försäljningsdirektör

Motiveras av möten med nya kunder och av att hitta lösningar till deras utmaningar. Läser mycket och tror på kontinuerlig självutveckling.