Val av ärendehanteringssystem – Tekniska aspekter att beakta

den 14 november 2017

Webbaserade system som används för att logga in via internet tycks bli vanligare även bland advokatbyråerna. Det verkar finnas en del oklarheter vad gäller skillnaderna mellan skrivbordsbaserade och webbaserade system samt deras inverkan i praktiken.


Därför vill jag lyfta fram följande aspekter som är viktiga vid val av advokatsystem (practice management system):

1. Prestanda/snabbhet

Vanligtvis är nedladdbara skrivbordsappar, som får tillgång till datorns hårdvara minst lika snabba eller snabbare än webbaserade system, som är mera beroende av bredbandshastigheten. En skrivbordsapplikation utesluter inte att databasen är sparad i en molntjänst, vilket är förmånligare och bekvämare än att använda en egen server.

Hursomhelst, för max prestanda, är en egen server i kombination med en skrivbordsapplikation i ett internt nätverk, definitivt bästa lösningen.

2. Integrationer

Oftast skapar integrationer mellan skrivbordsappar mindre trubbel. Det är enklare att integrera skrivbordsappar med andra skrivbordsappar, som till exempel dokumenthanteringssystem, Outlook och bokföringssystem. Integrationer kan vara möjliga även för webbaserade system. Bästa är att kontrollera detta med leverantören i förhand.

3. Anpassning

Er advokatbyrå kan ha unika processer som skiljer sig från det allmänna sättet att arbeta. Skrivbordsapplikationerna tillåter oftast bättre anpassning till olika processer. För agila advokatbyråer som är villiga att anpassa sig till generellt standardiserade processer, kan webbaserade system vara en bra lösning.

4. Portabilitet

Vid byte av datorer till exempel om datorn kraschar, är webbaserade system mera flexibla eftersom de inte är datorspecifika. Normalt fungerar de på vilken dator som helst. Man loggar in via nätet bara.

Hursomhelst, vår erfarenhet är att jurister sällan vill eller behöver logga in i affärssystem via olika datorer. Åtminstone brukar de ha sin mobil med sig var än de är. CSI Lawyer fungerar med Windows, och CSI Mobile ytterligare på Android och iPhone för tidsregistrering när och varsomhelst. 

5. Operativsystem

Skrivbordsappar kräver specifik utveckling för olika operativsystem.På grund av detta fungerar många skrivbordsappar endast på Windows-datorer, och för att Microsoft/Windows är mest använt i företagsvärlden. Webbaserade system kan ofta användas både med Windows och Macintosh-datorer. Dock kan användarupplevelsen skilja sig betydligt mellan de olika operativsystemen. Man behöver säkerställa att systemet fungerar bra på båda versionerna om detta är ett viktigt kriterium.

6. Datakontroll

I ett webbaserat system förlitar man datan oftast till någon utomstående. Vem än som har tillgång till inloggningsuppgifter kan logga in i systemet och komma till känslig information. Trots att flesta molntjänst-leverantörer gör ett skapligt arbete gällande datasäkerhet, finns det fortfarande många företag som upplever att on-premise (lokalt installerade program) lösningar erbjuder dem bättre kontroll över datan.   

Sammanfattningsvis

Att besluta mellan ett skrivbordsbaserat och webbaserat system är inte så enkelt som det låter, båda har sina fördelar och utmaningar. En advokatbyrå borde alltid börja med att definiera, från olika synpunkter; vilka är nyckelkraven som behöver uppfyllas. Om någondera av alternativen överensstämmer klart och tydligt med kraven, då är det ett enkelt beslut.

CSI’s närmande till detta är att erbjuda användare med en ”Smart Client” som är något av en blandning av båda. CSI Lawyer är en skrivbordsapplikation, som levereras över en Web Hypertext Transfer Protocol (http) –koppling, vars installation är enkel (ClickOnce) och mjukvaran uppdateras automatiskt.

Beslutet ligger sällan endast mellan webbaserat eller skrivbordsbaserat, eftersom det finns många andra aspekter som är viktiga. Till exempel, hur mjukvarans funktionalitet överensstämmer med företagets krav, är systemet tekniskt stabilt, utvecklas det kontinuerligt och är det anpassningsbart för byråns behov om de ändras. Därutöver, bör ej unvikas, systemleverantörens pålitlighet, kunnig användarsupport samt totala systemkostnader, vid val av en ack så viktig del av verksamheten.  

John Raunio

CSI Helsinki, Country Manager, Sverige

Har passion för inlärning och fortsatt utveckling. Motiveras av utmaningar och en vilja att göra positiv skillnad. Och är fascinerad av människans förmåga att vara kreativ och innovativ, samt lösa problem.