VQ FORUMIN PARHAAT IDEAT

22. marraskuuta 2018

Toinen kertani VQ Forumissa. Henkilökohtaisesti nautin päivästä suuresti; niin muiden osallistujien tapaamisesta kuin esitysten ja paneelikeskustelujen kuuntelemisestakin. Myös CSI:n näkökulmasta tapahtuma oli onnistunut. Tapasimme useita toimistoja, joilla on haussa uusi työkalu asiakkaiden hallintaan, työaikakirjausten tekemiseen, laskutukseen ja raportointiin. Sponsorina meillä oli myös tilaisuus esittäytyä yleisölle ja jakaa hyvät uutiset CSI:n liiketoiminnan kasvusta Ruotsin markkinoilla.

Päivän aikana yllätyin siitä, miten relevantteja tapahtuman esitykset olivat yrityksille toimialasta riippumatta, myös meille ohjelmistotoimittajana. Useat puhujat korostivatkin sitä, etteivät asianajotoimistot juurikaan poikkea muista yrityksistä. Kaikkien liiketoimintaa säätelevät samat markkinavoimat ja haasteet. Suosikkilistalleni päivän annista jäivät seuraavat viisi ideaa.

Panosta uuden oppimisen nopeuteen

Googlen Johan Erikssonin mukaan ainoa kestävä pitkän aikavälin strategia ja kilpailuetu on oppia asioita kilpailijoita nopeammin. Maailma muuttuu kiihtyvällä tahdilla, ja ellemme varaa joka viikko aikaa uuden oppimiseen, vaarana on jäädä muiden jalkoihin. Johanin suositus oli varata viikoittain viisi tuntia oppimiseen. Hän uskoo myös toistuvien tehtävien automatisointiin; heti, kun toistat jotakin jo aiemmin tekemääsi, sinun tulisi miettiä sen automatisointia.

Projektinhallinta hyödyttää kaikkia

Hollantilaisen Law4ce-palvelun perustaja Hans Schuurman korosti asiakkaiden odottavan toimittajalta lisäarvoa, tehokkuutta, ennustettavuutta, viestintää ja liiketoimintansa ymmärtämistä. Lakitoimiston näkökulmasta voi tuntua, että asiakkaat odottavat myös edullisempia hintoja, mutta hinnan alentaminen johtaa harvoin positiiviseen lopputulokseen.

Asianajotoimiston prosessien ja projektinhallintataitojen parantaminen sen sijaan näkyy todennäköisesti hyvänä lopputuloksena. Asiakas voi odottaa saavansa enemmän arvoa, tehokkuutta ja ennustettavuutta, koska kehittyneet prosessit mahdollistavat paremman viestinnän ja lisää aikaa esim. asiakkaan liiketoiminnan opiskelemiseen.

Myös asianajajat hyötyvät päästessään tekemään töitä hyvin organisoiduissa toimeksiannoissa, keskittymällä prosessien ja henkilökohtaisten taitojensa kehittämiseen pelkän tulosjahdin sijaan sekä toimimalla onnellisessa ja motivoituneessa työyhteisössä.

Tietämyksen hallinnan merkitys

Me suomalaiset emme ehkä ole kaikkein parhaita kommunikoijia, mutta viestinnän tehokkuus näyttää olevan haaste yritysten johtamisessa maailmanlaajuisestikin.

Paul Corneyn mukaan pidättyväisyyttä esiintyy toimistoissa oikeudellisten tiimienkin välillä. Asianajotoimistojen, joiden liiketoimintana on tiedon myyminen, tulisi kuitenkin erityisesti priorisoida tietämyksen hallintaa ja optimointia. Tietämyksen jakamista ja yhteistyötä olisi rohkaistava ja asetettava jopa kannustimia niiden tueksi.

Tietämyksen hallintaan on tarjolla monia ratkaisuja. Olennaista on löytää työkalut, jotka tukevat yrityksen tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla. Tämä on tulevaisuudessa kriittisen tärkeää asianajotoimistoille.

Aloita uuden teknologian soveltaminen pienesti

Moni puhuja korosti muutoksen tekemisen haasteita silloin, kun yritetään tehdä kaikki kerralla. Tämän vuoksi moni yritys epäonnistuu muuttamaan toimintaansa haluttuun suuntaan. Askel uuteen on yksinkertaisesti liian suuri.

Lean-menetelmissä puhutaan “kaizenista”, pienten askelten voimasta. Lyhyellä tähtäimellä muutos jää vaatimattomaksi, mutta ajan mittaan - lukuisten pienten askelten tuloksena - odotettavissa on valtavia parannuksia. Esimerkki tästä voisi olla esimerkiksi sopimusasiakirjoihin laaditun mallipohjan käyttö ja jakaminen. Muutoksen aikaan saamiseen ei siis vaadita edistyksellisimmän tekoälytyökalun käyttöönottoa vuoden loppuun mennessä.

Johtamistaidot ovat ratkaisevassa asemassa

Orsolya Görgényi Asianajotoimisto Szecskaysta (Budapest) oli yksi puhujista, jotka korostivat asianajotoimistojen yhtäläisyyttä muihin yrityksiin. Hän kertoi yksityiskohtaisemmin, mitä yhtiön johtaminen hänen näkökulmastaan edellyttää.

Orsolya viittasi mielenkiintoisiin, ihmisen potentiaalia pohtiviin elokuviin, kuten Matrix ja Limitless, ja puhui ihmissuhdetaitojen merkityksestä yrityksen johtamisessa. Yrityksen on investoitava työntekijöiden koulutukseen, viestintään, myyntitaitoihin, projektinhallintaan jne. Työntekijöiden kouluttautumisen ja heidän henkilökohtaisten taitojensa kehittymisen myötä myös yritys kasvaa.

Hän muistutti myös siitä, että strategia on yksi liiketoiminnan johtamisen kulmakivistä. Kuinka yritys eroaa muista markkinoilla olevista kilpailijoista, mikä on yrityksen visio ja missä se haluaa olla tulevaisuudessa? Vasta, kun strategia on selkeä, voidaan ottaa käyttöön sopivat teknologiat sitä tukemaan.

Teknologian ensimmäinen hyöty on tehokkuuden lisäys; aikaa vapautuu laskutettavien töiden tekemiseen esim. hallinnon ja uusien asiakkaiden etsimisen sijaan. Toinen vaihe on automaation hyödyntäminen esimerkiksi dokumenttien luomisessa ja käsittelyssä. Kolmantena ja viimeisenä vaiheena tulee suurten tietomassojen käsittely ja tekoälyn hyödyntäminen. Siis jälleen: askel kerrallaan.

Yhteenvetona...

Nosta oppiminen prioriteetiksi. Kehitä prosesseja ja projektinhallintataitoja. Mahdollista tehokas viestintä ja tietämyksen jakaminen. Valitse uusia teknologioita soveltaessasi mieluummin evoluutio kuin revoluutio. Mutta tärkeimpänä, varmista yrityksesi strategian selkeys, jotta kaikki muut ponnistelusi, kuten osaamisen ja prosessien kehittäminen ja investoinnit teknologiaan saadaan tehokkaasti tukemaan strategiaa.

Nämä periaatteet mielessäni pyrin tekemään päätöksiä seuraavista pienistä askelista, jotka vievät liiketoimintaamme kohti tulevia suuria saavutuksia.

John Raunio

CSI Helsinki, Country Manager, Ruotsi

Innostuu oppimisesta ja jatkuvasta kehittämisestä. Motivoituu haasteista ja mahdollisuudesta vaikuttaa positiivisesti. Pitää kiehtovana ihmisen kykyä olla luova ja innovatiivinen, sekä ratkaista ongelmia.