AVAINLUKUJA LIIKETOIMINTATIETOISILLE ASIANAJOTOIMISTOILLE

2. maaliskuuta 2018

Hyvin menee – vai meneekö?

Kuulin hiljattain tarinan asianajotoimistosta, joka palkkasi uuden talousjohtajan. Tämä halusi luonnollisesti tietää, kuinka yrityksen liiketoiminta sujui. Toimitusjohtajan mukaan hienosti; liikevaihto oli kasvanut mukavasti edellisvuoteen verrattuna. Jatkokeskustelut paljastivat kuitenkin henkilökulujen kasvaneen huomattavasti sitäkin enemmän.

Tulos ei toisin sanoen ollut kovinkaan huikea, ellei kustannusten kasvu ollut selitettävissä esimerkiksi kehittämisinvestoinneilla. Niin tärkeää kuin liikevaihdon kasvattaminen onkin, alimmalle riville jäävää tulosta ei pidä unohtaa yrityksen avainmittareita asetettaessa.

Avainluvut kuuluvat koko henkilöstölle

Asianajotoimistojen välisen kilpailun koventuessa johto tarvitsee ajantasaista tietoa yrityksen avainluvuista ymmärtääkseen esimerkiksi, paljonko yritys voi esimerkiksi joustaa hinnoittelussa riskeeraamatta kannattavuuttaan. Luodakseen ja vaaliakseen liiketoimintatietoista yrityskulttuuria johdon on myös jaettava koko henkilöstölle johdonmukaista, selkein mittarein esitettyä tietoa yrityksen liikevaihdosta, uusien toimeksiantojen määrästä, suurimmista asiakkaista, vahvimmista osaamisalueista sekä yksilöiden ja/tai tiimien suorituksesta.

Avainlukujen kommunikoinnin myötä asianajotoimisto osallistaa kaikki työntekijänsä liiketoiminnan tuloksen tekemiseen sekä tarjoaa toiminnasta kokonaiskuvan sen sijaan, että jokainen keskittyisi vain omaan työhönsä. Liiketoiminnan ymmärtäminen erilaisten avainlukujen valossa on tärkeää, jotta tulosten parantamiseksi voidaan ryhtyä oikeisiin toimenpiteisiin.

Tietoisuus synnyttää kysymyksiä > ideoita > ratkaisuja

Johdon on välttämätöntä myös porautua näiden osa-alueiden lukuihin analysoidakseen vaikkapa asiakaskohtaista tai praktiikkaryhmäkohtaista liikevaihtoa.  Tulosparannuksen tavoittelun ohella tämä mahdollistaa trendien tunnistamisen varhaisemmassa vaiheessa, jolloin ei-toivottuihin trendeihin voidaan reagoida ajoissa. Tuottavuuden monitoroinnissa voidaan hyödyntää myös seuraavia mittareita:

Toinen mittaamisen ja avainlukujen jakamisen selvä hyöty on niiden synnyttämä kysymys “mitä voimme tehdä toisin/paremmin näillä tärkeillä osa-alueilla?”, joka puolestaan johtaa ideointiin henkilöstön piirissä. Ideat tarjoavat ratkaisuja erinäisiin liiketoiminnan haasteisiin, joten johdon tehtävänä onkin vaalia ideoiden tuottamiseen kannustavaa yrityskulttuuria.

Yksi malli ei sovi kaikille

Edellä mainitut ovat vain osa avainluvuista, joiden läpinäkyvyyttä ja kommunikointia CSI pitää tärkeänä.  Avainlukujen mittaaminen ja raportointi kuuluvatkin CSI-ohjelmistojen tärkeimpiin vahvuuksiin.

Kaikki käyttäjäryhmät osakkaista taloushallinnon assistentteihin tarvitsevat tarkoituksenmukaista ja ajan tasalla olevaa tietoa edistääkseen yrityksen tavoitteiden saavuttamista ja hoitaakseen työnsä tehokkaasti. Koska heidän osaamistasonsa, kärsivällisyytensä ja myös tarvittavan tiedon yksityiskohtaisuus kuitenkin vaihtelee suuresti, avainluvut tulisi tarjota yksilöllisiä tarpeita vastaavassa muodossa. Lisäksi tulisi välttää ihmisten rasittamista liiallisella tai tarpeettomalla tiedolla.

Me uskomme, että vastaus tähän on joukko erilaisia raportointityökaluja yhdellä silmäyksellä luettavista dashboard-kaavioista pikanäkymiin, interaktiivisiin pivot-raportteihin ja perinteisiin perusraportteihin. Ne täydentävät toisiaan antaen asianajotoimistolle mahdollisuuden tarjota eri käyttäjäryhmille heidän kannaltaan optimaaliset raportointityökalut.

Avainluvuilla on kovin vähän arvoa, elleivät työntekijät näe tai ymmärrä niitä. Niinpä kaikki vaivannäkö saattaa ne helposti saatavaan ja ymmärrettävään muotoon maksaa varmasti itsensä takaisin.