CSI-OHJELMISTOJEN KÄYTTÖLIITTYMÄ UUDISTUU

28. marraskuuta 2019

CSI-ohjelmistojen ensimmäisestä versiosta on jo 11 vuotta. Siitä lähtien toiminnallisuutta on kehitetty kotimaisten ja ulkomaisten asiakkaiden toiveiden ja viranomaismääräysten mukaisesti. Vuotuiset versiopäivitykset ovat tuoneet ohjelmistoon mm. koelaskun kierrätyksen, verkkolaskutuksen, toimeksiannon vaiheistuksen, alitoimeksiannot, dashboardit, postituslistat sekä asiakkaan tunnistamisen hallinnan. Lista on pitkä. Huomattavasti vähemmän muutosta on tapahtunut ohjelmiston käyttöliittymässä, vaikka asiakkaiden odotukset ovat kasvaneet myös käytettävyyden osalta.

Liikaa klikkauksia?

Omaksumisen helpottamiseksi CSI-ohjelmistojen käyttöliittymä kehitettiin alunperin muistuttamaan Outlookia. Ideana oli selkeä rakenne, eri käyttäjätyyppien tarvitsemien toimintojen paketointi tehtäväalueiksi sekä tiettyjen avaintoimintojen, kuten toimenpidekirjausten, mahdollistaminen useasta eri paikasta. Useimpia käyttäjiä tämä miellyttikin, koska ohjelmisto näytti tutulta ja sen logiikka oli helppo oppia.

Moni koki kuitenkin, että haluttu toiminto oli turhan monen klikkauksen takana tai hämääntyi saman ikkunan löytymisestä eri tehtäväalueilta. Saamassamme asiakaspalautteessa on vuosien ajan kiitelty ohjelmiston toiminnallisuutta ja esitetty samalla käyttöliittymää koskevia kehitystoiveita. Ohjelmiston ovat kokeneet raskaaksi etenkin juristit, jotka hyödyntävät kattavasta toimintovalikoimasta vain hyvin pientä osaa.  Lisäksi modernit selainpohjaiset sovellukset ovat luonnollisesti muokanneet käyttäjien käsitystä siitä, miltä ohjelmiston tulisi näyttää.

Miksi uusi käyttöliittymä vasta nyt?

Kartoitimme käyttäjien tarpeita haastatteluin ja kyselyin jo kolmisen vuotta sitten.  Käyttöliittymäuudistus kuitenkin siirtyi, koska sen suunnittelun ja toteutuksen tiedettiin vaativan massiivisesti työtä. Käyttöliittymään kajoaminen ei ole ongelmatonta eikä CSI-ohjelmiston kaltaisen kriittisen työkalun kanssa ole varaa riskinottoon. Käyttökokemus ei parane pelkällä kosmeettisella muutoksella, mutta muutokset eivät silti saa johtaa ohjelmistovirheisiin.

Bugiriskin ohella hanketta hidasti myös tietoisuus CSI-ohjelmistojen jo lähes 3000 käyttäjästä. Jokainen tietää, miten turhauttavaa on kiireessä avata tutun ohjelmiston päivitetty versio ja huomata sen menneen uusiksi. Muutos saa väistämättä aikaan hämmennystä, joten toivoimme pystyvämme muokkaamaan käyttöliittymää siten, että valtaosa asiakkaista kokisi sen entistä helpommaksi. Viimeisen vuoden aikana käyttöliittymäkokeiluihin ja niiden testaamiseen onkin käytetty lukemattomia työtunteja.

Mikä muuttuu?

Perusrakenne säilyy uudessakin käyttöliittymässä. Tehtäväalueiden sisältämät toiminnot on järjestetty kansioihin, joiden sisältö aukeaa listaksi ja on suodatettavissa näkymien avulla.

Suurin muutos entiseen on luopuminen välilehdistä, joiden sulkeminen on turhauttanut osaa käyttäjistä. Avatut ohjelmistoikkunat ovat nyt jääneet välilehdiksi nopeuttamaan siirtymistä ikkunasta toiseen, mutta jatkossa käyttäjä voi navigoida kansiosta toiseen ohjelmiston muistaessa kansioihin syötetyt hakukriteerit. Voit esimerkiksi työskennellä tietyn asiakkaan toimeksiantojen parissa, käydä välillä katsomassa kirjaustilannettasi dashboardilta ja palata taas Toimeksiannot-kansioon suoraan saman asiakkaan toimeksiantolistaan.

Toinen merkittävä muutos on asiakastietojen keskittäminen vain yhteen kansioon. Ohjelmisto on tähän asti tarjonnut sisällöltään vaihtelevan asiakaslistan useammassa paikassa. Työtehtävissä on näytetty kaikki ohjelmistoon kirjatut yritysasiakkaat, Toimeksiannoissa toimeksiantajan roolissa olevat yritysasiakkaat ja Taloushallinnossa maksajan roolissa olevat yritysasiakkaat. Jatkossa kaikki asiakkaat löytyvät yhdestä ja samasta paikasta.

Havainnollisuutta kuvakkeilla

Kuva kertoo usein enemmän kuin sata sanaa. Ohjelmiston toiminnot ovat saaneet uudet havainnolliset kuvakkeet, joiden avulla haluttu toiminto löytyy helpommin.

Myös CSI-teema ja -kuvake on uudistettu. CSI-ohjelmisto löytyy jatkossa työkalupalkista turkoosina. Pikakirjauksiin tarkoitetun CSI MyDesk -sovelluksen tunnistaa saman kuvakkeen oranssista versiosta.

Samalla ohjelmiston puurakennetta ja ikkunoiden kenttäjärjestystä on muutettu loogisemmaksi ja järjestetty ikkunoiden valintanauhat siten, että perustoiminnot löytää aina samasta paikasta. Luonnollisesti myös toimintojen vaatimia klikkausmääriä on karsittu.

Milloin versio tulee jakeluun?

Versio otettiin alkusyksystä CSI:n omaan käyttöön. Viime viikkoina se on läpäissyt normaalin testiprosessimme, jossa varmistetaan ohjelmiston kaikkien avaintoimintojen toimivuus. Parhaillaan työn alla on käyttöohjeen uudistaminen uuden käyttöliittymän mukaiseksi. Vanha 300-sivuiseksi paisunut opus jakautuu nyt käyttäjäystävällisempiin roolikohtaisiin täsmäohjeisiin. Ohjeistuksen tarkentamiseksi kutsumme lähiviikkoina muutaman toimiston kommentoimaan uutta käyttöliittymää.

Ensimmäisille asiakkaille versio päivitetään ennen vuodenvaihdetta, ja yleiseen jakeluun se tulee tammikuun aikana. Uuden käyttöliittymän ohella versio tuo toki myös uusia ja parannettuja toiminnallisuuksia. Odotamme mielenkiinnolla, millaisen vastaanoton se saa.

Harri Tiili

CSI Helsinki, toimitusjohtaja, osakas

Täyttää kalenterinsa talousasioilla ja raportoinnilla. Panostaa vahvasti ajankäyttönsä hallintaan kannustaen siihen muitakin. Seuraa, että yrityksen toiminta kehittyy oikeaan suuntaan, mutta uskoo vahvasti itsensä johtamiseen. Pitkän kokemuksen jälkeenkin innostuu edelleen uusista ohjelmistokehityshankkeista.