COVID-19 PAKOTTAA DIGILOIKKAAN

30. huhtikuuta 2020

Tänä keväänä koronavirus on kurittanut meitä kaikkia. CSI on keskimääräistä onnekkaammassa asemassa: asiakaskuntamme tarvitsee ohjelmiston toimeksiantojensa hoitamiseen ja laskuttamiseen myös kriisitilanteessa.

Pandemian aiheuttama radikaali muutos toimisto-oloista etätyöhön on käynnistänyt asianajomaailmassa kehityksen, jota Legal Tech -seminaareissa on puskettu läpi jo vuosia.

Paperi ei liiku etänä

Vaikka nuori sukupolvi on hyödyntänyt innolla työkalujen tarjoamia mahdollisuuksia tiedon digitaaliseen käsittelyyn, osa asianajotoimistoista on pitäytynyt perinteisissä malleissa. Ja vaikka enemmistö työntekijöistä olisikin hyödyntänyt uutta teknologiaa, sen hyöty jää saavuttamatta muutamankin pitäytyessä vanhoissa toimintamalleissa.

Paperi on aina kuulunut vahvasti asianajotoimistojen arkeen. Tietojärjestelmiä vieroksuvat ovat kirjanneet työnsä post-it-lappusille jonkun toisen tallennettavaksi.  Laskutusaineiston viimeistely on usein tarkoittanut palkkio- ja kululistan tai koelaskutulosteen kierrättämistä toimeksiannon vastuuhenkilöiden tarkastettavana. Paperinippuun käsin tehtyjen merkintöjen pohjalta kirjauksia on välillä korjattu järjestelmään, minkä jälkeen sama aineisto on tulostettu uutta tarkastuskierrosta varten. Ja valmis lasku on päätynyt kirjepostiin.

Paperitulosteiden siirtely kotitoimistojen välillä on haasteelllista, joten korona on kannustanut jokaista ottamaan harppauksen digiaikaan.

Toimintamallit korvautuvat tehokkaammilla

Tuoreena trendinä asiakaskunnassamme onkin uusien ja tehokkaampien toimintamallien opettelu. Post-it-lapuista on siirrytty kirjaamaan tehdyt työtunnit itse - kätevästi joko mobiilisovelluksella tai työpöydälle ladattavalla pikakirjaussovelluksella. Työaikasäästöjen ohella näin paranee myös toimiston laskutusaste. Kun työ kirjataan järjestelmään saman tien, kirjaus ei unohdu eikä post-it-lappu katoa matkalla.

Paperisen palkkio- ja kululistan kommentointikierroksen on korvannut digitaalinen koelaskun kierrätysprosessi, jossa kukin tarkastaja käy vuorollaan laskuaineiston läpi, tekee muokkaukset suoraan aineistoon ja kuittaa sen osaltaan tarkastetuksi. Prosessi hoituu entistä nopeammin ja ilman ainuttakaan tulostetta. Tarkastuskierroksen päätteeksi laskuttaja saa valmiin aineiston laskun muodostamiseksi.

Myös yhä useampi lasku ja maksumuistutus päätyy asiakkaalle verkkolaskuna. Esimerkiksi Maventan palvelu lähettää laskun ensisijaisesti verkkolaskuna ja verkkolaskun puuttuessa sähköpostilla. Postitse se lähtee vain, jos sähköpostiosoitekin puuttuu. Nopeaa, luotettavaa ja myös edullista.

Dokumenttien hallinta korostuu

Asianajotyön dokumenttikeskeisyyden vuoksi toimistot ovat olleet jo vuosia kiinnostuneita dokumenttien hallinnan kehittämisestä - joko erillisten dokumentinhallintajärjestelmien tai jaettujen levyjen kautta.

Vallitsevassa tilanteessa kiinnostus ei ole ainakaan hiipumassa. Kun toimeksiantoa hoitaa tahoillaan monta eri henkilöä, siihen liittyvien asiakirjojen hallinta - dokumenttien löydettävyys, versiohallinta, arkaluonteisten tietojen suojaus ja tietojen säilymisen varmistaminen - nousee tavallistakin kriittisemmäksi.

Tulosteraporteista dashboardeihin

Tiedonkulku on yksi etätyön haasteista. Työyhteisön toimiessa viikkokausia ilman normaalia virallista ja epävirallista viestintää, on varmistettava, että jokaisen työn tukena on silti riittävästi tietoa.

Kun talousosastolle ei voi kävellä pyytämään raportteja, työntekijät tarvitsevat suoran pääsyn työtään koskevaan ajantasaiseen ja havainnollisesti esitettyyn tietoon voidakseen seurata tilannetta ja reagoida poikkeamiin.

Käyttäjäryhmäkohtaisesti sovitetut dashboardit ovat osoittautuneet oivalliseksi työkaluksi, josta on helppo nähdä koko yrityksen, tiimin tai henkilön avainluvut. Mikäli dashboardissa jokin vaatii erityistä huomiota, lisäanalyysit onnistuvat interaktiivisten Pivot-raporttien avulla.

Pilvipalvelut ovat yksi koronakriisin voittajista

Pilvipalveluiden kysyntä on selvässä kasvussa. Myös yritykset, jotka ovat aiemmin pitäneet tiukasti kiinni omasta palvelinympäristöstään, ovat avoimempia miettimään ratkaisujen hankintaa pilvipalveluna.

Syykin on ilmeinen. Kun ohjelmisto on asennettu käyttäjän koneelle, pilvessä olevaa tietokantaa voi nettiyhteydellä käyttää missä tahansa. Samalla yritys välttyy oman palvelimen ylläpitotyöltä ja kustannuksilta. Klusteriratkaisut ovat pienentäneet pilvipalvelun riskejä, ja säännöllisten varmistusten myötä pilvipalvelu yleensä parantaa tietoturvaa.

Jääkö muutosvalmius pysyväksi?

Vallitseva tilanne on siis saanut yritykset toteuttamaan muutoksia, jotka ovat saattaneet olla harkinnassa pitkäänkin. Päätöksiä digitaalisuutta lisäävistä ja toimintaa tehostavista toimenpiteistä syntyy aiempaa aktiivisemmin ja nopeammin.

Tämä pätee paitsi asiakkaisiimme, myös omaan toimintaamme. Teams-palaverit asiakkaiden ja kollegoiden kanssa ovat vakiintuneet käyttöön, sopimukset allekirjoitetaan sähköisesti, ja ohjelmiston käyttöönototkin sujuvat etänä.

Fyysisestä välimatkasta huolimatta etäpalaverien kohtaamiset ovat usein lämminhenkisiä ja epämuodollisia. Kotivaatetuksessa ja parturin puutteessa jokaisen persoonallisuus tuntuu pääsevän tavallista paremmin esiin. Ja matka-ajan säästyessä ehtii palavereissa myös vaihtaa kuulumiset ja toivotella hyvää vointia.

Korona on toivottavasti pian selätetty. Muutosvalmius sen sijaan saa mieluusti jäädä pysyväksi olotilaksi.

Taina Malmivirta

CSI Helsinki, liiketoiminnan kehittämisjohtaja, osakas

Omistautunut markkinoinnille, viestinnälle ja erilaisille kehittämishankkeille. Motivoituu toiminnan ja asiakaskokemuksen jatkuvasta kehittämisestä. Uskoo asiakaspalautteen voimaan ja kevyisiin prosesseihin, jotka tukevat yrityksen ketteryyttä ja innovatiivisuutta.