MYYNTIRESKONTRAN PARHAAT KÄYTÄNNÖT: KIRJAUSPÄIVÄ JA KIRJANPIDON RAPORTIT

Laskutusta ja suorituksia koskevien kysymysten ratkominen on kuulunut päivittäiseen työhöni jo pitkään; aiemmin työskennellessäni asianajotoimiston myyntireskontran hoitajana ja nykyisin opastaessani CSI:n asiakkaita ohjelmiston käyttöön liittyvissä asioissa.

Kirjanpitorytmin mukaan kysymykset painottuvat tiettynä aikana kuukaudesta erityisesti myyntireskontrassa tehtäviin muutoksiin. Kokemus on osoittanut, että muutoksia voi tehdä monella tapaa, ja että toisinaan saattaa olla vaikea hahmottaa, miten muutos kannattaa tehdä, jotta se vastaa hyvää kirjanpitotapaa ja on optimaalinen kokonaisuuden kannalta.

Blogikirjoitussarjassani pyrinkin jakamaan yleisiä hyväksi koettuja käytäntöjä myyntireskontran hoitoon CSI-ohjelmistossa. Tässä kirjoituksessa keskityn kirjauspäivän merkitykseen sekä myyntireskontraan tehtävien muutosten näkymiseen kirjanpidon raporteilla.

Kaikki alkaa kirjauspäivästä

Laskun kirjauspäivä määrittää sen, mille kirjanpitokaudelle lasku kirjautuu kirjanpidossa. Esimerkiksi, jos myyntilaskun kirjauspäivä on 5.1.2019, kyseinen lasku näkyy myyntinä tammikuun kirjanpidon raporteilla. Vastaavasti laskuun tehdyt muutokset eli hyvityslaskut saavat kirjanpitoon oman kirjauspäivänsä. Ihannetilanteessa muutostarve laskulle havaitaan nopeasti, jolloin esim. hyvityslaskulle saadaan kirjattua saman kirjanpitokauden kirjauspäivä. Käyttämällä alkuperäisen laskun kirjauspäivää myös hyvityslaskulle korjaus kirjautuu kauniisti samalle päivälle kirjanpitoon.

Joskus myyntilaskun muutostarve ilmenee harmillisesti vasta, kun alkuperäisen myyntilaskun kirjanpidon kausi on päättynyt ja raportit on jo ehditty lähettää kirjanpitoon. Tällöin on syytä pohtia, mille kirjanpidon kaudelle korjaus kannattaa tehdä. Jos kirjaus halutaan tehdä jo päättyneelle kirjanpidon kaudelle, tulee päättyneestä kirjanpitokaudesta lähettää raportit uudestaan, jotta korjaus tulee kirjatuksi kirjanpitoon. Joskus on kuitenkin järkevintä kirjata korjaus kuluvalle kirjanpitokaudelle. Epävarmoissa tilanteissa kannattaakin konsultoida kirjanpitäjää korjauksen kirjauspäivästä.

Kirjanpitokauden päätyttyä lähetetään kauden aikana tehdyt myyntireskontran tapahtumat kirjanpitoon raporttien muodossa. Päättynyt kirjanpitokausi voidaan myös sulkea CSI-ohjelmistossa, jolloin sille ei enää pääse tekemään muutoksia. Tämä käytäntö on hyvin suositeltava, koska se tekee myyntireskontran hoitamisesta järjestelmällistä. Ennen päättyneen kirjanpitokauden passivoimista voidaan samalla tarkistaa, että kaikki kaudelle kuuluvat laskutettavat toimenpiteet ja kulut on laskutettu ja kaikki kohdistamattomat suoritukset on kohdistettu tai oikaistu. Näin varmistetaan, ettei kirjanpidon raportteja päättyneeltä kaudelta tarvitse muuttaa jälkikäteen.

Myyntireskontran muutokset näkyvät kirjanpidon raporteilla

Kirjanpitoa varten tarvitaan joukko perusraportteja, jotka luonnollisesti löytyvät myös CSI-ohjelmistosta.

Myyntipäiväkirja on nimensä mukaisesti päiväkirjamainen otanta myyntireskontran tapahtumista. Se koostuu kirjanpitokauden myyntilaskuista ja hyvityslaskuista näyttäen ajanjakson myynnin alv-erittelyineen. Myyntipäiväkirjaan kirjautuneita tapahtumia voidaan CSI-ohjelmistossa tarkastella missä tahansa vaiheessa kirjanpitokautta. Kun tehdään muutoksia myyntireskontraan, myyntipäiväkirjan ajanjakson voi rajata muutoksessa käytetyille kirjauspäiville ja tarkistaa siten kätevästi, miltä muutos tulee näyttämään kirjanpidossa.

Avoimet laskut toimipisteittäin -raportti kerää yhteen maksamattomat tai alaskirjaamattomat laskut annettuun kirjauspäivään mennessä. Siinä ei ole eritelty suorituksia ja hyvityksiä, mutta ne sisältyvät avoimiin summiin.

Suoritusluettelo osoittaa, mihin laskuihin kirjanpitokautena saapuneeksi kirjatut suoritukset on kohdistettu. Näiden ns. tavallisten suoritusten lisäksi Suoritusluettelo kattaa myös kauden ennakkosuoritukset, ennakon palautukset, luottotappiokirjaukset ja maksunpalautukset. Hyödyntäen yhdessä Avoimet laskut toimipisteittäin –raporttia ja Suoritusluetteloa voidaan tarkistaa, miltä tehty muutos näyttää kirjanpidon näkökulmasta ja onko kaikki muutokseen tarvittavat toimenpiteet, kuten kohdistamattoman suorituksen passivointi, tehty. 

Avoimet ennakot -raportti kerää kirjanpitokauden maksetut ennakot, mutta vain siltä osin kuin niitä ei ole käytetty myyntilaskuihin kokonaan. Kun asiakas maksaa ennakkolaskun, ennakkosuoritus näkyy Suoritusluettelo-raportilla. Ja kun ohjelmistossa muodostetaan normaalilasku, johon ennakko kohdistuu, se näkyy Myyntipäiväkirja-raportilla.

Lisäksi, mikäli yrityksellä on myyntiä ulkomaille, edellisiä raportteja täydentää Ulkomaan myynti kuukausittain –raportti, joka näyttää yhteenvetona yrityksen myynnin arvolisäveron määrän.

Raportteja kannattaa kirjanpitokauden vaihtuessa hyödyntää täsmäytykseen jo ennen kirjanpitoon lähetystä. Esimerkiksi kun lasketaan yhteen Avoimet laskut -raportin summa edelliseltä kirjanpitokaudelta ja uuden kirjanpitokauden myynnit sekä vähennetään saadusta luvusta uuden kirjanpitokauden kohdistetut suoritukset, tulisi lopputuloksen täsmätä uuden kirjanpitokauden viimeiseen päivään asti otetun Avoimet laskut –raportin kanssa. Ellei summa täsmää, kannattaa tarkistaa, onko kauden aikana tapahtuneet myyntireskontran liiketapahtumat kirjattu oikein CSI-ohjelmistoon (esimerkiksi, onko kaikki kohdistettavat suoritukset kohdistettu laskuille).

Saitko kirjoituksesta uutta informaatiota?

Toivon, että kirjoitukseni selkiytti kirjauspäivän käyttöä sekä kirjanpidon raporttien hyödyntämistä.

Seuraavaksi jaan myyntireskontraan tehtävien muutosten parhaita käytäntöjä myyntilaskun eri elämänkaaren vaiheissa. Kirjoitus julkaistaan viikon parin päästä, hyvissä ajoin ennen kesän helteitä.