ASIAKKAAN TUNNISTAMISKÄYTÄNNÖT HAKEVAT MUOTOAAN

Heinäkuussa 2017 voimaan tullut rahanpesulaki asettaa asianajotoimialan toimijoille velvollisuuden tuntea asiakkaansa ja näiden liiketoiminta sekä ilmoittaa epäilyttävistä liiketoimista tai terrorismin rahoittamisepäilystä. Osa toimistoista on asiassa hyvinkin edistyksellisiä, osa vasta miettii optimaalista työkalusettiä. Tunnistamista tukevien työkalujen tarjonta onneksi paranee jatkuvasti.

Suomen Asianajajaliiton tarkastuslakimies Kristiina Sare tarjoili tärpit asiakkaan tunnistamiseen 5.4.2019 järjestetyillä Asianajoassistenttipäivillä Scandic Grand Marinassa Helsingissä.

Kiinnostavassa puheenvuorossaan Sare nosti käytännön esimerkein esiin päivittäisessä työssä usein vastaan tulevia kysymyksiä asiakkaan tunnistamisesta.

Asiakkaan tunnistamisen keskeiset kysymykset

Rahanpesulakia sovelletaan asianajajiin, lakimiehiin ja toimistojen muihin työntekijöihin heidän hoitaessaan mm. asiakkaan taloudelliseen toimintaan tai kiinteään omaisuuteen liittyviä toimeksiantoja.  Sare nosti esityksessään keskusteluun kolme asiakkaan tunnistamiseen liittyvää avainkysymystä.

Mitä toimeksiantoja tunnistamis- ja todentamisvelvollisuus koskee?

Käytännössä rahanpesulakia sovelletaan kaikkiin taloudellisiin asioihin tai kiinteään omaisuuteen liittyviin toimeksiantoihin lukuun ottamatta oikeudenkäyntiavustaja- tai oikeudenkäyntiasiamiehen tehtäviä.

Mitä eroa on asiakkaan tunnistamisella ja todentamisella?

Asiakkaan tunnistamisella tarkoitetaan asiakkaan henkilöllisyyden selvittämistä asiakkaan toimittamien tietojen perusteella. Todentamisessa sen sijaan on kyse asiakkaan henkilöllisyyden varmistamisesta luotettavasta ja riippumattomasta lähteestä peräisin olevien asiakirjojen tai tietojen perusteella. Esimerkiksi ajokortti kelpaa edelleen henkilötietojen todentamiseen.

Milloin asiakkaan henkilöllisyys on todennettava?

Asiakas on tunnistettava ja henkilöllisyys todennettava:

• Aina vakituista asiakassuhdetta perustettaessa
• Satunnaisten asiakkaiden osalta silloin, kun suoritettavan liiketoimen tai toisiinsa kytkeytyvien toimenpiteiden suuruus on yhteensä yli 10 000 euroa. Tämä koskee myös esim. kuolin- ja konkurssipesien realisointia ja tavaroiden myyntiä käteisellä.
• Kun kyseessä on epäilyttävä liiketoimi tai asianajajalla on syytä epäillä liiketoimeen sisältyvien varojen alkuperää tai käyttökohdetta.
• Kun asianajajalla on syytä epäillä aiemmin todennetun asiakkaan henkilöllisyyden todentamistietojen luotettavuutta tai riittävyyttä.

Asiakkaan tunnistaminen ei ole kertaluonteinen operaatio. Tunnistustietoja on suositeltavaa käydä läpi ja päivittää tarpeen mukaan säännöllisesti, esimerkiksi aina asiakkaalta tulevan uuden toimeksiannon yhteydessä. Asiakkaan henkilöllisyys on mahdollisuuksien mukaan hyvä todentaa aina.

Riskiarvio määrittää vaaditun tunnistamisen tason

Asiakkaan tuntemistoimien tulee perustua riskiarvioon, jossa arvioidaan asiakassuhteisiin ja toimeksiantoihin liittyvät riskit. Tuntemistoimien perusteet tulee yksittäistapauksessa voida perustella Asianajajaliitolle tai muulle viranomaiselle.

Vaadittu asiakkaan tunnistamisen taso vaihteleekin toimiston tekemän riskiarvion mukaan. Tunnistamiseen riittää yksinkertaistettu menettely, jos riskiarvion perusteella asiakassuhteeseen tai yksittäiseen liiketoimeen liittyy vain vähäinen rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riski. Tällöin asiakkaan tuntemistietoja tai niiden lähteitä voi olla normaalia vähemmän.

Mikäli riskiarvio antaa aihetta, kyseeseen saattaa tulla tehostettu tuntemisvelvollisuus. Tällöin asiakkaaseen, tämän liiketoimintaan ja liiketoimiin on kiinnitettävä erityistä huomiota niin tunnistamishetkellä kuin koko asiakassuhteen ajan. Tehostetun tunnistamistarpeen saattavat aiheuttaa mm. asiakkaan poliittinen vaikutusvalta tai kytkökset valtioon, jonka rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämis- ja selvittelyjärjestelmä ei täytä kansainvälisiä velvoitteita.

Yritysasiakkaan tunnistamisessa on useita vaiheita

Kun asiakkaana on osakeyhtiö, tunnistamis- ja todentamisvelvoite aina koskee useita eri tahoja alla olevan prosessin mukaisesti.

Yritys tulee tunnistaa ja todentaa kaupparekisteriotteesta tai vastaavasta dokumentista. Yrityksen edustaja, esimerkiksi valtuutettu, hallituksen jäsen tai toimitusjohtaja, tunnistetaan valtakirjasta, hallituksen pöytäkirjaotteesta, kaupparekisteristä tai muusta selvityksestä ja todennetaan hänen henkilöllisyytensä. Yrityksen hallituksen jäsenet tunnistetaan esimerkiksi kaupparekisteriotteesta. Myös yrityksen tosiasialliset edunsaajat tulee tunnistaa esimerkiksi asiakkaan ilmoituksen tai osakasluettelon perusteella ja selvittää, onko heidän joukossaan poliittisesti vaikutusvaltaisia henkilöitä. Jos on, heidän osaltaan on vähintäänkin selvitettävä ammatti ja se, toimivatko he poliittisesti merkittävissä julkisissa tehtävissä. Myös yrityksen toimiala ja liiketoiminnan laajuus ja laatu tulee selvittää.

Toimeksiannon perusteisiin on syytä kiinnittää huomiota erityisesti silloin, kun kyseessä on harmaan toimialan yritys, yrityksellä on liiketoimintaa tai liikekumppaneita ETA-alueen ulkopuolella, yrityksen omistajat ovat ulkomaan kansalaisia tai yritystä johdetaan ulkomailta tai yrityksen tosiasiallisen edunsaajan ollessa poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö. Asiakkaan liiketoimia on hyvä seurata ja tuntemistiedot päivittää säännöllisesti.

CSI-ohjelmistot tukevat tunnistamisprosessia

CSI-ohjelmistot havaitsevat toimeksiannon hoitamisen yhteydessä mahdollisen asiakkaan tunnistamistarpeen, tukevat tunnistamisen tekemistä ja sen edistymisen seurantaa sekä toimeksiannon hoitamista tunnistuksen vielä puuttuessa. 

CSI-ohjelmistoissa voidaan muun muassa:

• määrittää vaadittu asiakkaan tunnistuksen taso ja tunnistusväli, sekä tunnistukseen oikeutetut käyttäjäryhmät
• havaita toimeksiannon hoitamisen kannalta puuttuvat tunnistukset ja käynnistää ne joko toimeksiannon tai asiakkaan kautta
• seurata keskitetysti kaikkien tunnistusten tilaa ja käynnistää helposti puuttuvat tunnistukset
• varmistaa, ettei tunnistuksen puuttuessa toimeksiantoa epähuomiossa edistetä esimerkiksi syöttämällä siihen toimenpiteitä tai muodostamalla eri tyyppisiä laskuja.

Itse asiakkaan tunnistaminen tapahtuu aina CSI-ohjelmiston ulkopuolella, eikä asiakkaan tuntemistietoja liioin tallenneta ohjelmistoon. Toiminnallisuus tarjoaa kuitenkin oivan työkalun tunnistusten tilanteen seurantaan ja toimeksiannon käsittelyn hallinnointiin tunnistuksen tilasta riippuen.