Vaikka laskun sisältö tarkistettaisiin kuinka huolellisesti tahansa, toisinaan asiakkaalle lähetettyä laskua on silti pakko muokata. Muutosten toteuttamistapaan ei löydy yleisohjetta, vaan se on harkittava tapauskohtaisesti. Lähtökohtana on aina muutostarve: kaivataanko muutosta eräpäivään tai maksajaan vai vaativatko laskun toimenpiderivit korjausta.
Muutos saattaa onnistua laskun muodostuksen jälkeenkin
Tiettyjä laskun tietoja voi CSI-ohjelmistossa muokata sujuvasti vielä laskun lähetyksen jälkeenkin, kunhan sen tekee saman kirjanpitokauden aikana. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi sen päiväys, eräpäivä, maksuehto, laskun kieli ja maksajan yhteystiedot.
Unohtunut alennus hoituu osahyvityksenä
Sen sijaan toimenpiteet siirtyvät laskun muodostamishetkellä Laskutettu-tilaan, jolloin niitä ei enää pääse muokkaamaan ilman laskun peruuttamista. Laskutettuja toimenpiteitä koskevat muutokset vaativatkin siten hieman luovuutta. Jos laskusta on unohtunut luvattu alennus, sen voi tehdä laskulle osahyvityksenä. CSI-ohjelmistossa osahyvitys on kohdistettavissa toimenpiteisiin ja/tai kuluihin, ja annettavan alennuksen voi jakaa toimenpiteille ja kuluille haluamassaan suhteessa.
Osa muutoksista vaatii laskun perumista
Joskus huomataan jälkikäteen, että laskutettujen toimenpiteiden kirjoitusasu kaipaisi korjausta tai että toimenpiteet olisi pitänytkin laskuttaa toisen toimeksiannon kautta. Tällöin toimenpiteiden muokkaus onnistuu ainoastaan perumalla muodostettu lasku. Laskun peruminen muodostaa taustalla hyvityslaskun, joka voidaan tarvittaessa lähettää laskun maksajalle. Kirjanpidon raporteilla laskun peruutus vähentää myyntiä sillä kirjanpidon kaudella, jolle peruutus (=hyvityslasku) kirjataan.
Nyrkkisääntönä voidaan pitää sitä, että mikäli laskutetut toimenpiteet halutaan muokattuina laskuttaa uudelleen, lasku tulee aina perua. Mikäli lasku hyvitetään kokonaisuudessaan, toimenpiteet jäävät Laskutettu-tilaan eikä niitä voi muokata ja laskuttaa uudelleen.
Maksajaa vaihtaessasi muista verollisuus
Vaihdettaessa laskulle maksajaa tulee ensin varmistua siitä, että uusi maksaja kuuluu saman arvonlisäverokäsittelyn piiriin kuin aiempikin maksaja (esimerkiksi EU:n yhteisömyynnin alueeseen). Mikäli uuden maksajan arvonlisävero-alue on sama kuin laskun alkuperäinenkin maksajan, vaihto onnistuu suoraan laskun tiedoissa ilman laskun perumista. Mikäli uusi maksaja kuuluu eri arvonlisävero-alueeseen, on suositeltavaa perua alkuperäinen lasku Peruuta lasku -toiminnolla, vaihtaa uusi maksaja toimeksiannon tietoihin ja luoda sitten lasku uudestaan. Silloin uusi lasku kirjaantuu maksajan ja arvonlisäveron osalta oikein kirjanpidon raporteille.
Aina lisättäessä ohjelmistoon uutta maksajaa tuleekin varmistaa, että tämän tiedoissa VAT-tunnus ja Kotipaikka ovat oikein. Näin ohjelmisto osaa automaattisesti lisätä uusille laskuille oikean arvonlisäveron.
Entä jos muokkausta kaipaava lasku on jo maksettu?
Laskuun saatu suoritus kirjataan CSI-ohjelmistoon sille päivälle, jolloin se on saapunut toimiston tilille. Kun suoritus kohdistetaan laskuun, lasku siirtyy Maksettu-tilaan. Mikäli laskuun tarvitaan tämän jälkeen muutoksia - esimerkiksi korjaus suorituksen saapumispäivään tai maksun määrään - tulee suorituksen kohdistus ensin irrottaa laskusta. Tämän jälkeen päästään muokkaamaan saapuneen suorituksen kirjausta, ja kohdistamaan sen jälkeen suoritus takaisin laskulle.
Kirjauspäivien huomiointi on tärkeää myös kaikissa suorituksia koskevissa muutoksissa. Jos kyseinen kirjanpitokausi on jo suljettu, se saatetaan joutua avaamaan uudelleen, jotta muutos saadaan lisättyä myös kirjanpitoon ja kirjanpitäjää voidaan ilahduttaa uusilla, ajantasaisilla raporteilla.
 |
Jenni Nordman CSI Helsinki, asiakkuuspäällikkö Kokee, että taloushallinnon asioiden parissa oppii aina uutta. Uskoo, että taloushallintoa voi oppia lopulta kuka tahansa, jos intoa löytyy. |
