COVID-19 DRIVER TILL DIGITALT SPRÅNG

I vår har coronaviruset berört oss alla. CSI har det lite bättre än genomsnittet: våra kunder behöver systemet för att hantera och fakturera sina ärenden under krisen. 

Den radikala övergången från kontors- till distansarbete som pandemin har orsakat har utlöst en utveckling i advokatvärlden som Legal Tech-seminarier har strävat till i åratal.

Papper rör sig inte på distans

Trots att den yngre generationen ivrigt har utnyttjat de möjligheter som olika verktyg erbjuder för digital hantering av data har vissa advokatbyråer hållit sig till traditionella metoder. Även om majoriteten av de anställda utnyttjar den nya tekniken går det inte att uppnå dess fulla potential och fördelar då några envist klamrar sig fast vid de gamla modellerna.

Papper har alltid varit en stor del av advokatbyråernas vardag. De som frånsäger sig användningen av datasystem har skrivit ned sina tidsregistreringar på post-it-lappar och låtit någon annan spara dem i systemet. Behandlingen av fakturamaterial har ofta inneburit att en utskriven fakturaspecifikation eller preliminärfaktura cirkulerat för inspektion mellan ärendets olika ansvarspersoner. Baserat på de handskrivna kommentarerna i pappersbunten har tidsregistreringarna korrigerats i systemet, varefter samma material har skrivits ut för en ny inspektionsrunda. Den färdiga fakturan har sedan skickats till klienten per brev.

Att cirkulera pappersutskrifter mellan hemmakontor är utmanande - på så sätt har corona uppmuntrat alla att ta språnget till den digitala världen.

Gamla procedurer ersätts med effektivare modeller

En trend vi märker bland våra kunder är att lära sig nya och effektivare arbetssätt. Man har förflyttat sig från post-it-lappar till att själv registrera sina arbetstimmar, vilket är bekvämt när man använder antingen mobilappen eller vår snabbregistreringsapp för datorn. Förutom att det ger besparingar i arbetstid förbättrar det även byråns faktureringsgrad. När arbetet registreras i systemet direkt glömmer man inte bort det  - och det finns heller inga post-it-lappar som riskerar att försvinna på vägen. 

Fakturaspecifikationens kommentarsrunda i pappersformat har ersatts av ett digitalt kontrollflöde där varje inspektör går igenom fakturamaterialet var för sig, gör sina egna korrigeringar direkt i materialet och markerar det som granskat. Processen är betydligt snabbare och kräver inte en enda utskrift på papper. I slutet av kontrollflödet får ekonomiavdelningen det granskade materialet - även det digitalt - och kan fakturera klienten.

Fler och fler fakturor och betalningspåminnelser skickas även ut i form av e-fakturor. I Finland skickar Maventa fakturan i första hand som e-faktura och - i avsaknad av en e-fakturaadress - per e-post. Fakturan skickas endast ut som brev om både en e-faktureringsadress och e-postadress saknas. Snabbt, pålitligt och dessutom prisvärt.

Betydelsen av dokumenthantering betonas

På grund av juristarbetets dokumentcentriska karaktär har byråerna redan länge varit intresserade av att utveckla sin dokumenthantering - antingen genom separata dokumenthanteringssystem eller delade mappar. 

I det aktuella läget verkar intresset åtminstone inte minska. När flera olika personer jobbar i samma ärende men på olika håll blir hanteringen av ärenderelaterade dokument - hur lätta de är att hitta, versionskontroll, skydd av känslig data och att säkerställa dokumentens bevarande - av ännu större vikt än normalt.

Från utskrivna rapporter till dashboards

Informationsflödet är en av utmaningarna med distansarbete. När ett team arbetar i veckor utan normal formell och informell kommunikation blir det särskilt viktigt att  försäkra sig om att det ändå finns tillräcklig information för att stödja de olika personernas arbete.

När man inte kan gå till ekonomiavdelningen och begära en rapport behöver anställda istället direkt tillgång till aktuell och lättåskådlig information om sitt arbete för att kunna övervaka situationen och snabbt reagera på avvikelser.

Användargruppsspecifika dashboards har visat sig vara ett ypperligt verktyg för att enkelt se nyckeltal för ett helt företag, ett team eller en person. Om något i dashboarden kräver särskild uppmärksamhet är ytterligare analyser möjliga med hjälp av interaktiva pivotrapporter.

Molntjänsterna är vinnare i coronakrisen

Efterfrågan på molntjänster växer tydligt. Även företag som tidigare har hållit fast vid sin egen servermiljö är öppnare inför att köpa lösningar som molntjänst.

Anledningen är också uppenbar. När systemet är installerat på en användares dator kan databasen i molnet nås var som helst ifrån bara man har en internetanslutning. Samtidigt slipper företaget kravet på att upprätthålla sin egen server och därtill hörande kostnader. Olika klusterlösningar har minskat riskerna med molntjänster betydligt, och med regelbundna säkerhetskopior förbättrar molntjänsten i allmänhet datasäkerheten.

Kommer förmågan till förändring att leva kvar?

Den nuvarande situationen har fått företagen att göra förändringar som kan ha övervägts redan länge. Beslut som ökar digitaliseringen och effektiverar verksamheten fattas mer aktivt och snabbare än tidigare.

Detta gäller inte bara våra kunder utan också vår egen verksamhet. Möten i Teams med kunder och kollegor har blivit vardag, kontrakt undertecknas elektroniskt och systemimplementeringar hanteras enkelt på distans.

Trots det fysiska avståndet är distansmöten ofta hjärtliga och informella. I hemmakläder och synligt drabbade av bristen på frisörtjänster verkar allas personligheter komma fram bättre än vanligt. När man inte behöver ta sig till kontoret sparar man dessutom tid som kan användas till att utbyta hälsningar och höra sig för om andras mående.

Förhoppningsvis kommer vi kunna avvärja coronaviruset snart. Förmågan till förändring får dock gärna förblir ett permanent tillstånd.