NYCKELTAL FÖR AFFÄRSORIENTERADE ADVOKATBYRÅER

Det går bra nu – eller gör det?

Nyligen hörde jag om en byrå som hade anställt en ekonomichef. Den nyanställde ekonomichefen ville givetvis veta hur det går för byrån. Byråns VD svarade att det är bra fart på affärerna och en respektabel tillväxt jämfört med förra året. Hursomhelst, under fortsatt diskussion visade det sig att deras personalkostnader hade stigit i snabbare takt.

Med andra ord, ingen lysande utveckling såvida inte kostnadsökningen går att förklara till exempel med investeringar i utveckling. Verksamhetens omsättning är en ack så viktig mätare men man bör ej glömma kostnaderna när det talas om prestation.  

Nyckeltalen bör kommuniceras till alla anställda

Allteftersom konkurrensen blir tuffare bland advokatbyråerna, är det viktigt att ledningen är medveten om företagets nyckeltal, till exempel för att veta hur mycket det går att justera priserna utan att riskera lönsamheten. För att skapa en affärsorienterad företagskultur bör ledningen kommunicera regelbundet och via tydliga mätare; företagets omsättning, antal nya ärenden, största klienterna, starkaste rättsområdena och individuella samt/eller teamprestationer, till alla anställda.

Genom att kommunicera nyckeltalen, gör man medarbetarna mera delaktiga i företagets prestation och gör det möjligt för dem att se den större bilden, istället för att blint fokusera endast på det egna arbetet. Det är en förutsättning att man har förståelse och känner till status för de olika talen, för att kunna förbättra resultaten.

Medvetenhet leder till frågor > idéer > lösningar

För ledningen är det viktigt att titta närmare på ovanstående områden och gräva djupare i datan; och att lätt kunna ta fram till exempel omsättning per klient, och/eller per arbetsgrupp. Utöver att eftersträva förbättring inom dessa områden, ger detta möjlighet att upptäcka trendförändringar och undersöka orsak samt agera vid behov. För att hålla ett öga på produktivitet kan ovanstående nyckeltal komplementeras med följande;

En ytterligare fördel av mätning och tydlig visualisering av nyckeltalen är att detta lyfter frågan ”vad kan vi göra för att ändra/förbättra inom dehär områdena?” vilket i sin tur genererar idéer bland medarbetarna. Ledningens jobb är att ge stöd till en idévälkomnande kultur, eftersom de bland dessa idéer kommer att finna lösningar till vilka än problem som kan finnas i verksamheten. 

En storlek passar inte alla

De ovanstående nyckeltalen är endast några av de som CSI tror att man behöver vara transparent med och kommunicera till en affärsorienterad organisation. Mätning och rapportering av nyckeltal tillhör kärnfunktionerna i CSI Lawyer.

Alla användargrupper från delägare till assistenter behöver relevant information som är up-to-date så att de kan arbeta mot advokatbyråns mål och utföra sina uppgifter på ett effektivt sätt. Hursomhelst, deras behov för detaljer, kunskapsnivå och tålamod kan variera betydligt, nyckeltalen bör serveras i ett format som motsvarar deras individuella behov. Därutöver bör man undvika att belasta medarbetarna med överflödig eller onödig information.

Vi tror på att erbjuda en uppsättning av olika rapporteringsverktyg från dashboards till listvyer, interaktiva pivot rapporter och traditionella rapporter. De komplementerar varandra och möjliggör för advokatbyrån att definiera en optimal rapportsammansättning för dess olika användargrupper.

Nyckeltalen har lågt värde om de inte finns tillgängliga eller inte förstås av medarbetarna. Det är värt mödan att göra informationen tydlig och läsbar – detta kommer att ge god avkastning.