PROCESSERNA KRING KLIENTIDENTIFIERING SÖKER SIN FORM

Lagen om förhindrande av penningtvätt som trädde i kraft i juli 2017 gör att även advokatbranschens aktörer är skyldiga att identifiera sina klienter och deras affärsverksamhet, samt att rapportera om det finns orsak till misstanke om tvivelaktig handel eller finansiering av terrorism. Kristiina Sare från Finlands Advokatförbund bjöd på grunderna inom klientidentifiering under dagen för juridiska assistenter som ordnades i Helsingfors.

Under sin taltur lyfte Sare med hjälp av praktiska exempel fram frågor om klientidentifiering som ofta kommer emot i det dagliga arbetet. För en person som nyligen har äntrat branschen gav hennes presentation en bra överblick över de identifieringsprinciper som följs inom advokatvärlden.

Centrala frågor inom klientidentifiering

Lagen om penningtvätt gäller advokater, jurister och andra anställda på advokatbyråer när de sköter ärenden som berör t.ex. klientens finansiella verksamhet eller fasta egendom. Gällande klientidentifieringen framkommer då tre nyckelfrågor.

I vilka ärenden gäller skyldigheten att verifiera och identifiera klienten?

I praktiken tillämpas penningtvättslagen i alla ärenden som berör finanser eller fast egendom, med undantag för rättegångsassistenternas och -ombudens uppgifter.

Vad är skillnaden mellan att identifiera och verifiera en klient?

Med klientidentifiering avses utredning av klientens identitet på basen av de uppgifter som klienten har förmedlat. Verifiering innebär i sin tur att man försäkrar sig om klientens identitet genom dokument eller uppgifter från en pålitlig och opartisk källa. I Finland är t.ex. körkort fortfarande tillräckligt för att verifiera en klient.  

När behöver en klient verifieras?

Klienten bör identifieras och verifieras:

• När man upprättar en stadigvarande klientrelation
• I ärenden där affärstransaktioner eller sammanhörande åtgärder uppgår till 10 000 euro eller mera. Detta gäller även t.ex. realisering av döds- och konkursbon samt försäljning av lösöre i kontanter.
• När det är frågan om tvivelaktig affärsverksamhet, eller advokaten har orsak att misstro ursprunget av eller användningsområdet för de tillgångar som ingår i affärsverksamheten.
• När advokaten har orsak att misstro pålitligheten eller tillräckligheten i en tidigare verifierad klients identitetsuppgifter.

Klientidentifiering är inte en engångsföreteelse. Det är tillrådligt att gå igenom och uppdatera identifieringsuppgifterna med jämna mellanrum, t.ex. alltid när ett nytt ärende öppnas för klienten. Klientens identitet bör i mån av möjlighet verfieras i samband med varje ärende.

En riskanalys anger identifieringsnivån

Klientidentifieringsaktiviteterna bör basera sig på en riskanalys, där man evaluerar de risker som berör klientrelationer och ärenden. I enskilda fall behöver man kunna motivera sina verifieringsaktiviteter för Advokatsamfundet eller myndigheterna.

Den identifieringsnivå som krävs varierar beroende på advokatbyråns riskanalys. En förenklad identifieringsprocess räcker om det på basen av riskanalysen föreligger endast en liten risk för penningtvätt och finansiering av terroristisk verksamhet i klientrelationen. I sådana fall krävs färre identifieringsuppgifter eller källor än normalt.

Om det i riskanalysen framkommer att risken för tvivelaktig verksamhet är hög kan det komma att krävas skärpt identifiering. I så fall bör särskild uppmärksamhet fästas vid klienten, dess affärsverksamhet och -aktiviteter både vid identifieringstillfället och under hela klientrelationen.  Orsaker till krav på skärpt identifiering kan vara t.ex. att klienten är politiskt inflytelserik, eller har kopplingar till en stat vars motverkande- och utredningssystem för penningtvätt och finansiering av terrorism inte uppfyller internationella krav. 

Identifiering av ett företag

När klienten är ett aktiebolag berör identifierings- och valideringskravet alltid flera olika aktörer enligt nedanstående process.  

Företag bör identifieras och valideras genom handelsregisterutdrag eller motsvarande dokument. Företagets representant - t.ex. en befullmäktigad person, en styrelsemedlem eller företagets verkställande direktör – identifieras via fullmakt, utdrag ur styrelsens protokoll, handelsregistret eller någon annan form av utredning, och hens identitet verifieras. Företagets styrelsemedlemmar identifieras genom handelsregisterutdrag. Även företagets reella förmånstagare identifieras, t.ex. på basen av aktieägarförteckningen, och man utreder om det bland dem finns politiskt inflytelserika personer. Om sådana personer förekommer utreds för deras del åtminstone yrke, samt huruvida de fungerar i politiskt betydelsefulla, officiella uppdrag.  Även företagets bransch samt affärsverksamhetens typ och omfattning bör utredas.

Det är orsak att fästa uppmärksamhet vid grunden för ärendet i synnerhet då det handlar om ett företag inom en ifrågasättbar bransch och då företaget bedriver verksamhet eller har affärskumpaner utanför ETA-området. Också om företagets ägare är utländska medborgare, företaget leds från utlandet eller om någon av dess reella förmånstagare är en politiskt inflytelserik person bör man överväga grunderna för ärendet. Det är bra att följa med klientens affärsverksamhet och uppdatera identifieringsuppgifterna regelbundet.

CSI-programmen stöder klientidentifiering

Programmet lägger i samband med ärendehanteringen märke till om en klient behöver identifieras. Programmet stöder även identifieringsprocessen och hur den framskrider, samt hantering av ärendet i det fall att identifieringen ännu inte har slutförts. 

I CSI kan man bl.a.: 

• Ange vilken nivå av identifiering man vill använda, hur ofta den ska utföras samt vilka användargrupper som har rätt att utföra identifieringar
• Lägga märke till identifieringar som krävs för att kunna sköta ett ärende, samt påbörja identifieringsprocessen antingen i ärendet eller via kundkortet 
• Centraliserat följa med alla identifieringars status och enkelt påbörja identifieringar som saknas  
• Säkerställa att det, om identifieringen saknas. inte går att ta ett ärende vidare genom att t.ex. registrera tid eller skapa olika typer av fakturor i ärendet 

Själva identifieringen sker alltid utanför CSI-programmet, och klientens identifieringsdokument sparas inte i systemet. Systemet erbjuder ändå ett ypperligt verktyg för att följa med identifieringarnas status och hantera ärenden oberoende av identifieringens status och nivå.