Oberoende hur noggrant man går igenom en faktura kan det hända att ändringar behöver göras efter att den skickats till kunden. Det finns inget allmänt tillvägagångssätt när det gäller sådana ändringar, man måste alltså överväga hur man gör från fall till fall. Utgångspunkten är alltid ändringsbehovet: behöver förfallodagen flyttas, betalaren bytas ut eller gäller ändringen tidsposterna på fakturan?
Vissa ändringar tillåts också efter att fakturan har skapats
Vissa fakturauppgifter kan enkelt redigeras i CSI Lawyer också efter att fakturan skapats och skickats, så länge ändringen sker inom samma redovisningsperiod. Sådana uppgifter är t.ex. fakturans datum, förfallodag, betalningsvillkor, fakturans språk och betalarens kontaktuppgifter.
En bortglömd rabatt kan skötas som delkreditering
När en faktura skapas får åtgärderna och utläggen statusen ”Fakturerad” och kan inte längre redigeras utan att ångra fakturan. Därmed kräver ändringar i fakturerade åtgärder en viss dos kreativitet. Om du har glömt att lägga till en överenskommen rabatt på fakturan kan problemet lösas genom att göra en delkreditering för fakturan. I CSI kan en delkreditering allokeras till åtgärder och/eller utlägg, och delas mellan dem som du önskar.
En del ändringar kräver att man ångrar fakturan
Ibland händer det att man först i efterhand märker att stavningen i åtgärderna skulle behöva korrigeras, eller att åtgärderna egentligen skulle ha fakturerats via ett annat ärende. I dessa fall kan ändringarna göras endast om man först ångrar den felaktiga fakturan. När man ångrar en faktura skapas en kreditfaktura automatiskt i bakgrunden, som vid behov kan skickas till betalaren. På bokföringsrapporterna minskas försäljningen med motsvarande summa för den bokföringsperiod inom vilken kreditfakturans registreringsdatum faller.
Som tumregel behöver en faktura alltid ångras om man vill fakturera registreringarna på nytt efter att ändringar har gjorts. Om en faktura inte ångras utan istället krediteras i sin helhet har dess registreringar fortfarande statusen Fakturerad, vilket förhindrar att man gör ändringar eller fakturerar dem på nytt.
När du byter betalare, kom ihåg att kolla skatteprocenten
När man byter betalare på en faktura behöver man först kontrollera att den nya betalaren faller under samma momspliktighet som den föregående (t.ex. att båda två finns inom EU:s försäljningsområde). Om den nya betalaren finns inom samma område kan du bara byta betalare utan att ångra fakturan. Om momspliktigheten hos den nya betalaren skiljer sig från den förra rekommenderar vi att du ångrar fakturan, byter ut betalarens information i ärendet och sedan skapar fakturan på nytt. På så sätt säkerställer du att både betalarens information och momsprocenten registreras rätt i bokföringsrapporterna.
Av ovanstående skäl är det ytterst viktigt att man vid registrering av en ny betalare i CSI Lawyer kontrollerar att man fyller i rätt VAT-nummer och hemland i uppgifterna. Då registrerar programmet automatiskt rätt moms på nya fakturor.
Vad gör jag om den faktura som behöver ändras redan är betald?
allokeras till en faktura får fakturan statusen Betald. Om fakturan behöver ändras efter detta – t.ex. en ändring i betalningens registreringsdag eller summa – måste allokeringen först makuleras. Därefter kan den inkomna betalningens uppgifter ändras, och sedan allokeras till fakturan på nytt.
Registreringsdagen är viktig att notera i alla ändringar som rör betalningar. Om bokföringsperioden redan är låst kan den behöva öppnas igen så att ändringen också blir synlig i bokföringen. Därefter får du glädja bokföraren med nya, uppdaterade rapporter.
 |
Jenni Nordman CSI Helsinki, Kundrelationschef Anser att ekonomisk förvaltning alltid erbjuder nya saker att lära sig, och de kan läras av alla som har entusiasm. |
