Google Sprint effektiverar CSI:s produktutveckling

Dessa var de fyra anledningarna till att CSI Helsinki tillbringade en vecka på en Google Sprint-workshop, med Red & Blue, en varumärkes- och produktdesignstudio. Sprint-modellen, utvecklad av Google Ventures, syftar till att lösa ett företags affärsutmaningar inom en vecka. Vi behövde ta reda på vilka verktyg som bäst kan stödja upptagna jurister i deras ärenderelaterade tidsrapportering och rutiner.

Starka antaganden – och starka tvivel

Tack vare vår långa erfarenhet av att samarbeta med advokatbyråer har vi en förståelse för juristers behov. Vi vet att vårt mångsidiga system inte fungerade perfekt för alla jurister. Vissa tyckte att systemet var för omfattande och gjorde anteckningar på post-it-lappar istället för att använda systemet. Det fanns ett behov av att göra ett mycket enklare verktyg som skulle göra tidsregistrering attraktivt för alla.

De första versionerna av det nya verktyget gillades inte av alla i teamet, vilket ledde till att utvecklingen fick vänta en stund. När det var dags att fortsätta kände vi att vi behövde omvärdera den ursprungliga idén. Utvecklingsteamet omorganiserade sig och kunde se verktyget med nya ögon. Samtal om att använda artificiell intelligens hade nått nya nivåer och gjorde att vi inte kunde ignorera de möjligheter som AI och maskininlärning erbjuder. Dessutom höll de traditionella verksamhetsmodellerna inom juridikbranchen på att förändras, vilket fick oss att undra om vårt verktyg skulle kunna stödja juristers arbete även i framtiden.

Ur dödläget med Google Sprint

Behovet av att främja utvecklingen var uppenbart, men vi var osäkra på vad nästa steg skulle vara. Hur involverar vi våra upptagna kunder och hur ser vi till att verktyget stämmer överens med juristernas behov? Vår rådgivare föreslog att vi skulle testa en Google Sprint-process, som syftar till att lösa ett företags affärsutmaning under en intensiv femdagars-workshop. Eftersom detta lät intressant rensade vi våra scheman och genomförde en snabb juristundersökning, för att säkerställa giltigheten av våra grundantaganden.

Att skapa en prototyp, steg för steg

Vid workshopens början trodde vi att det skulle finnas gott om tid för projektet, men veckan gick överraskande snabbt. Facilitatorn försäkrade att vi höll oss inom tidsplanen.

På måndagen kartlade vi problemet, satte upp målet och identifierade potentiella hinder. Detta var enkelt: vi ville helt enkelt skapa en prototyp av ett verktyg för jurister som är lätt att använda.

Den mest inspirerande fasen – brainstormandet av alternativa lösningar och ihopsättning och förbättringen av idéer – var på tisdagen. För att generera idéer diskuterade vi andra produkter och tjänster som har lämnat ett intryck.

På onsdagsmorgonen hade vi en hög av idéer och valde ut de bästa för att skissa upp en storyboard för vår prototyp. Den faktiska prototypen byggdes på torsdagen och var ett resultat av många iterationer. Vi kände hur spänningen växte: skulle vi hinna göra klart prototypen i tid och samtidigt ta hänsyn till allt som är relevant?

Hur gick det för prototypen?

På fredagen presenterade vi prototypen för jurister som gav oss feedback angående deras första intryck, vad de gillade och ogillade, och vad de var tveksamma till. De gillade verktygets nya utseende och enkelhet, de snabba tidsinmatningarna och funktionen som samlar in en jurists dagliga aktiviteter för att det enkelt ska gå att registrera faktureringsbara timmar (till exempel e-postmeddelanden och telefonsamtal).

Vår prototyp var dock inte en fullständig framgång. Vi hade till exempel antagit att jurister ville göra snabba ”utkast”-inmatningar som slutförs vid ett senare tillfälle. Fel. Prototypen var äntligen så enkel att våra testare ville slutföra sina tidsinmatningar på en gång.

Vad tar vi med oss?

Den stora fördelen med Google Sprint var möjligheten att fokusera på enbart ett ämne under en hel vecka utan att bli störd av e-postmeddelanden och telefonsamtal. Vi fick en chans att tänka på utmaningen ordentligt, se den utifrån olika perspektiv, skapa alternativa lösningar och raffinera varandras idéer. Tidspressen gjorde att alla meningsskiljaktigheter hanterades effektivt eftersom vi behövde fatta ett beslut.

I början var några i teamet skeptiska till sprinten. Men de ändrade sig gradvis. Under workshopen rådde en stämning av energi, entusiasm och till och med lekfullhet, vilket vanligtvis saknas under en vanlig produktutvecklingsprocess.

Att ha med kunder i prototyptestningar var något som överträffade våra förväntningar. Deras entusiasm gentemot det nya verktyget bekräftade att vi var på rätt väg. Vi sparade både tid och pengar genom att få omedelbar feedback angående vilka funktioner som matchade deras behov och vilka de tyckte var onödiga eller förvirrande. Nu vet vi vilka delar som vi med säkerhet kan utveckla vidare och vilka som vi behöver komma med bättre lösningar för.

Rekommenderas starkt!

Utöver att ha validerat vårt juristverktyg gav sprint-modellen oss användbara tankar och tekniker som kan vi kommer att ha nytta av även i framtiden. Det var svårt att frigöra den tid som krävs för workshopen men i slutändan var det ett äventyr som var värt att genomföra. Vi kan varmt rekommendera det till alla företag som är öppna för nya idéer och som letar efter nya sätt att utveckla sina processer och tjänster.